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Schritt 1 von 10

Evaluierungsteam zusammenstellen

  • Stellen Sie früh ein interdisziplinäres Evaluierungsteam zusammen, in dem HR, IT und Management verbindlich vertreten sind. So stellen Sie sicher, dass sowohl fachliche Anforderungen als auch technische und strategische Rahmenbedingungen von Anfang an berücksichtigt werden.
  • In größeren Unternehmen sollten zusätzlich Betriebsrat und Einkauf eingebunden werden, um Akzeptanz, Compliance und Vergaberegeln sicherzustellen.
  • Ein klar benannter Projektleiter im Team koordiniert alle Beteiligten, dokumentiert Entscheidungen und sorgt dafür, dass die Evaluierung nicht „nebenbei“ im Tagesgeschäft untergeht.
  • Der Projektleiter muss dafür Zeit eingeräumt bekommen. Wahrscheinlich muss er einige andere Tätigkeiten abgeben oder verschieben dürfen. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und realistisch.

Die folgende Checkliste stellt sicher, dass von Beginn an ein vollständiges, entscheidungsfähiges Evaluierungsteam mit klar definierten Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungswegen bereitsteht.


4093  |    |    |   team

Schritt 2 von 10

Gewünschte Verbesserungen zusammentragen

  • Bevor Sie den ersten Anbieter kontaktieren, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Evaluierungsteam die gewünschten Verbesserungen systematisch zusammenstellen – nicht als Feature-Liste, sondern entlang Ihrer konkreter Ziele und Erwartungen: weniger Zeit und Kosten, mehr Automatisierung und Sicherheit in Daten und Prozessen, mehr Flexibilität bei Änderungen und mehr Komfort für alle Beteiligten.
  • Überlegen Sie zunächst in welchen Bereichen Sie besser werden möchten. Sie können diese Übersicht als Hilfestellung nutzen. Wenn es zu viele Bereiche werden dann müssen Sie priorisieren.
  • Als nächstes fragen Sie sich pro Bereich welche Prozesse Sie digitalisieren oder verbessern möchten und wo heute die größten Schmerzpunkte liegen. Wo arbeiten Sie noch mit Papier? Wo haben Sie bereits digitalisiert, aber mit isolierten IT-Inseln? Und wo genießen Sie schon den Komfort einer wirklich integrierten Lösung?
  • Identifizieren Sie Bereiche mit hohem manuellem Aufwand und vielen Medienbrüchen – etwa bei der Personalakte oder der Zeiterfassung, wo täglich Datensätze vielfach erfasst und weitergegeben werden. Hier steckt oft großes Potenzial, um stupide Administrationsaufgaben drastisch zu reduzieren und Automatisierung sinnvoll einzusetzen.
  • Fragen Sie sich außerdem, wo Ihnen Transparenz fehlt und welche Auswertungen sich HR, Führungskräfte und Management wünschen, um besser planen und entscheiden zu können – und wo Sie sich Integrationen zu Drittsystemen wie Payroll, Recruiting oder Ihrer Website wünschen und aus welchem konkreten Grund.
  • Berücksichtigen Sie dabei Ihre bestehende IT-Infrastruktur: Nutzen Ihre Mitarbeiter bereits Windows, Microsoft 365, ein ERP-System oder eine bestimmte KI? Eine HR-Lösung, die sich in vertraute Tools integriert, wird schneller angenommen, verteilt bereits getätigte IT-Investitionen auf noch mehr Prozesse – und ist damit die klügere Wahl, bevor Sie überhaupt den ersten Anbieter einladen.
  • Aus den gewünschten Verbesserungen leiten Sie funktionale Anforderungen ab.

Nachfolgende Checkliste macht es Ihnen leichter, die Verbesserungen in Ihrem Unternehmen zusammenzutragen und strukturiert zu gewichten.


4092  |    |    |   verbesserungen

Schritt 3 von 10

Interne IT-Plattformstrategie abfragen um Mehrwerte auszuschöpfen

Ein ehrlicher Blick auf den HR-Softwaremarkt zeigt: In puncto Kernfunktionalität sind die führenden Lösungen heute weitgehend vergleichbar. Wer ausschließlich Funktionslisten vergleicht, verschenkt einen großen Vorteil. Was meinen wir damit? 

In Ihrem Unternehmen gibt es bereits eine oder mehrere etablierte Software-Plattformen – vielleicht SAP, Microsoft 365, Business Central oder Microsoft Dynamics. Ihre IT-Abteilung hat diese Plattformen aufgebaut, gestaltet und betreut sie kontinuierlich. Sicherheitskonzepte, Automatisierungen, Datenbanken, Backups, Benutzerrollen – das alles existiert bereits.

Entscheiden Sie sich für eine HR-Lösung innerhalb einer dieser Plattformen, müssen Sie all das nicht neu aufbauen. Ihre IT ergänzt lediglich kleine Erweiterungen in einem Umfeld, das sie bereits in- und auswendig kennt. Die Vorteile sind messbar:

  • Bis zu 62 % schneller am Ziel – warum kompliziert implementieren, wenn es einfach geht?
  • Bis zu 42 % höherer Automatisierungsgrad – Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
  • Bis zu 74 % geringere Gesamtkosten – Ihr CFO wird es Ihnen danken.
  • Keine zusätzliche IT-Komplexität – um die Sie ohnehin lieber einen Bogen machen.

Nutzen Sie jetzt die jahrelange Vorarbeit Ihrer IT-Abteilung für schnelle und kostengünstige Verbesserungen Ihres HR-Managements.

Nachfolgende Checkliste macht es Ihnen leicht, strukturiert die Plattformstrategie Ihrer IT-Abteilung abzufragen


4091  |  HR  |    |   plattform

Schritt 4 von 10

Marktrecherche HR-Software für Ihr Unternehmen

  • Sie haben erkannt, dass die Umsetzung Ihrer gewünschten Verbesserungen im HR‑Management auf einer bereits etablierten Business‑Plattform in Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile bietet – von schnellerer Einführung über mehr Automatisierung bis hin zu geringeren Gesamtaufwänden für IT und Fachbereiche.
  • Im 3. Schritt hat Ihnen Ihre IT vorhandene Business-Plattformen aufgelistet und Hinweise gegeben welche Plattformen zukünftig welche Relevanz im Rahmen der IT-Strategie einnehmen. Plattformen die wohl in einiger Zeit aussortiert werden wurden von der IT deutlich markiert.
  • Wählen Sie nun die Business-Plattform(en) aus, die eine langfristige Perspektive in Ihrem Unternehmen haben. 
  • Fragen Sie jetzt Ihre IT, Ihre vertraute KI oder den Hersteller Ihrer Plattformen, welche HR‑Lösungen es auf diesen ein bis zwei präferierten Plattformen gibt. Stellen Sie eine Long‑List von etwa vier bis sechs HR-Lösungen auf.

Nutzen Sie den Beispiel-Prompt als Basis für Ihre Recherche. Sie können dort die Informationen Ihrer IT zu den vorhandenen IT-Plattformen eintragen und so potentiell passende HR-Lösungen für Ihr Unternehmen identifizieren.


4090  |  HR  |    |   recherche

Schritt 5 von 10

Die Auswahl potentieller HR-Lösungen sicher und schnell reduzieren

Im nächsten Schritt prüfen Sie Ihre Kandidaten anhand klarer Ausschlusskriterien – etwa, ob der Hersteller landesspezifische Anforderungen für alle benötigten Länder unterstützt.

Anschließend gleichen Sie die abgedeckten Funktionsbereiche mit den aus Ihren Verbesserungszielen abgeleiteten fachlichen Anforderungen ab: Gibt es grundlegende Lücken?

Diesen Abgleich können Sie sehr einfach mit Ihrer vertrauten KI erledigen. Wir haben Ihnen dazu einen Beispiel‑Prompt vorbereitet, der die Verbesserungen aus Schritt 2 mit den Funktionen aus der Hersteller‑Dokumentation bzw. dem E‑Learning vergleicht – in zwei Varianten:

  • Version 1, wenn Ihnen der Link zur Dokumentation bereits vorliegt.
  • Version 2, wenn der Prompt die Dokumentation zunächst selbst finden muss.

Ziel ist, schnell und mit möglichst wenig Aufwand klar ungeeignete Lösungen auszuschließen, damit Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf wenige, wirklich passende Anbieter konzentrieren können.

Nutzen Sie diese Prompt-Vorlage als Basis für Ihre Recherche.


4089  |  HR  |    |   potentielle-anbieter

Schritt 6 von 10

Gewünschte Verbesserungen und Funktionen von den aussichtsreichen Anbietern präsentieren lassen

Haben Sie Ihre gewünschten Verbesserungen und die relevanten Anbieter identifiziert, folgt der nächste Schritt: Lassen Sie sich Ihre konkreten Verbesserungsziele von jedem Anbieter live in seiner Lösung zeigen. 

  • Geben Sie dazu in einem Vorgespräch Ihre Verbesserungsziele weiter. Sie können dazu den Link aus Schritt 2 verwenden. Erklären Sie darauf aufbauend Ihre Erwartungen in einem ersten Gespräch und beantworten Sie Rückfragen – beobachten Sie genau, ob der Anbieter wirklich verstehen will, was Sie erreichen möchten, mitschreibt und gezielt nachfragt. 
  • In der Live‑Demo sollte dann jeder Anbieter seine Lösung anhand der relevanten Prozesse präsentieren und konkret nachweisen, wie die erwarteten Verbesserungen jeweils erreicht wird; bleiben Sie hier konsequent und lassen Sie sich nicht auf allgemeine Standardpräsentationen ablenken. 
  • Achten Sie darauf, dass die Lösung in Ihrer besprochenen Plattform gezeigt wird, Ihre Mitarbeitenden die Umgebung wiedererkennen und Ihre IT gezielt nachfragt, welche Erweiterungen und Konfigurationen für den Betrieb tatsächlich nötig sind – Insellösungen mit ganz anderem Look‑and‑Feel fallen hier schnell auf. 
  • Bewerten Sie alle Anbieter anhand derselben Kriterien und beziehen Sie das gesamte Evaluierungsteam aus HR, IT und Management in die Demos ein, damit am Ende eine Entscheidung getroffen wird, die fachlich trägt, technisch passt und von allen Beteiligten mit Überzeugung unterstützt wird.

Neben Live-Demos können Sie zur zusätzlichen Absicherung auch aussagekräftige Walk‑through‑Videos und E‑Learning‑Click‑throughs nutzen. Beispiele von Hubdrive finden Sie hier:


4088  |  HR  |    |   praesentieren

Schritt 7 von 10

Sicherheit und Datenschutz

Sicherheit und Datenschutz sind bei der Evaluierung einer HR-Lösung kein Thema für das Kleingedruckte – sie sind ein K.O.-Kriterium, das Sie konsequent prüfen sollten, denn tatsächlich erfüllt noch immer eine Mehrheit der am Markt verfügbaren HR-Lösungen die gesetzlichen Anforderungen nicht vollständig.

  • Stellen Sie sicher, dass der Anbieter die Datenschutzanforderungen nicht nur für ein Land, sondern für jedes Land nachweislich erfüllt, in dem Sie die Lösung künftig einsetzen – denn DSGVO, lokale Arbeitnehmerrechte und länderspezifische Datenhaltungsvorschriften unterscheiden sich zum Teil erheblich und eine Lösung, die in Deutschland compliant ist, muss es in Österreich, der Schweiz oder Großbritannien noch lange nicht sein.
  • Fragen Sie jeden Anbieter konkret: Wo werden unsere HR-Daten gespeichert, wer hat Zugriff darauf, wie werden Berechtigungen gesteuert und wie wird sichergestellt, dass Mitarbeiterdaten nicht über Ländergrenzen hinweg unkontrolliert fließen? Lassen Sie sich zu alle Antworten Zertifikate und Nachweise aus neutralen glaubwürdigen Quellen zusenden.
  • HR-Lösungen, die tief in eine etablierte Plattform integriert sind, haben hier strukturelle Vorteile – denn Sicherheitskonzepte, Zugriffssteuerung, Verschlüsselung und Compliance-Zertifizierungen sind bereits plattformseitig vorhanden und müssen nicht neu aufgebaut werden.
  • Lassen Sie sich auch die Sicherheits- und Datenschutznachweise zur Plattform schriftlich geben und binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten frühzeitig in die Evaluierung ein – denn kaum eine HR-Software kann später nachgerüstet werden. Es kostet Sie im schlimmsten Fall empfindliche Bußgelder. Und so haben Sie sich Innovation im HR nicht vorgestellt.

Nutzen Sie die folgenden Checklisten, um Sicherheit und Datenschutz systematisch zu prüfen – entweder indem Sie sie selbst ausfüllen oder sie potenziellen Anbietern zur Selbstauskunft den Link zusenden. Bewahren Sie die ausgefüllten Listen unbedingt auf, damit Sie bei Bedarf später einen nachvollziehbaren Nachweis für die geprüfte Sicherheit und den Datenschutz haben.


4087  |  HR  |    |   sicherheit
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Schritt 8 von 10

Die unterschiedlichen Implementierungsstrategien transparent machen

  • Bitten Sie alle potenziellen Hersteller bzw. deren Implementierungspartner, ihre Implementierungsstrategie klar zu erläutern – inklusive Best‑Practice‑Ansatz und Festpreisangebot. Implementierungspartner, die sich auf keinen Festpreis einlassen, haben häufig nicht genug praktische Erfahrung mit vergleichbaren Projekten.
  • Wir empfehlen, Ihre HR‑Lösung konsequent nach Best Practice zu implementieren: So kommen Sie schneller in die Nutzung und der Mehrwert wird früher im Tagesgeschäft sichtbar. Aufwändige IST‑Analysen sind im HR‑Umfeld meist nicht nötig – insbesondere, wenn die Lösung direkt auf Ihrer bestehenden IT‑Business‑Plattform aufsetzt. Dann reduziert sich Projektaufwand, Komplexität und Risiko deutlich, weil nur wenige Erweiterungen der vorhandenen Infrastruktur erforderlich sind und zusätzliche Inselsysteme entfallen.
  • Über einige wirklich notwendige anfängliche Anpassungen hinausgehende Änderungen können Sie bewusst in eine Phase nach der ersten Nutzung verschieben – dann sind Anforderungen konkreter, meist günstiger umzusetzen und führen zu deutlich weniger nachträglichen Change Requests.
  • Klären Sie zu diesem Zeitpunkt auch ob Sie selbst implementieren möchten. Unabhängig davon sollten sowohl externe Partner als auch das interne Team einem klar dokumentierten, erprobten Vorgehen folgen. So wird die Lösung deutlich schneller implementiert, der ROI entsprechend früher erreicht und die Gesamtbetriebskosten (TCO) spürbar gesenkt.

    Beispiel eines erprobten Best-Practice Implementierungsansatzes

    4086  |  HR  |    |   implementierungsstrategien

    Schritt 9 von 10

    Die Entscheidungsvorlage und notwendige Ergänzungen abschließen

    • Eine gute Entscheidung entsteht nicht im letzten Meeting – sie wird über den gesamten Evaluierungsprozess vorbereitet, und genau deshalb sollten HR, IT und Management von Anfang an gemeinsam bewerten und nicht erst am Ende zusammenfinden.
    • Nutzen Sie eine einheitliche Bewertungsmatrix, die Ihre definierten Verbesserungsziele konsequent widerspiegelt: Weniger Zeitaufwand in der täglichen HR-Administration, höherer Automatisierungsgrad, geringere Gesamtkosten, mehr Sicherheit und mehr Komfort für alle Beteiligten – vom Mitarbeitenden über die Führungskraft bis zur IT.
    • Sie sollten einen ROI von wenigen Monaten zur Entscheidung vorlegen können wenn Sie es schaffen in einer Ihrer etablierten Business-Plattform zu bleiben. Ihre IT muss dann keine neue Infrastruktur aufbauen. Die bestehende Umgebungen wird lediglich noch intensiver genutzt. Einführung, Betrieb und Anpassungen der HR-Lösung sind günstiger - der ROI kommt früher.
    • Stellen Sie außerdem die richtigen Fragen zur Partnerschaft: Haben Sie das Gefühl, einen langfristigen Partner zu gewinnen – oder nur dass Sie lediglich eine Bestellformular sind dem man eine Software verkaufen kann? Stellt der Hersteller einen persönlichen Success Manager, der regelmäßig Verbesserungen mit Ihnen bespricht? Und haben Sie im Notfall eine direkte Durchwahl?
    • Stellen Sie abschließend die potentiellen Verbesserungen mit den Gesamtkosten gegenüber. Bei Unsicherheit bitten Sie die Hersteller um letzte Klarstellungen. Erstellen Sie daraus eine aussagekräftige Entscheidungsvorlage mit Nachweisen für die potentiellen Verbesserungen und verbindliche Kosten für Software und Beratung zum Festpreis.
    • Legen Sie die Entscheidungsvorlage incl. Nachweise für die kommenden Verbesserungen und einer Empfehlung Ihrem Entscheidungsgremium vor und bereiten Sie sich auf Fragen vor.

    4085  |  HR  |    |   entscheidungsvorbereitung

    Schritt 10 von 10

    Die beste HR-Lösung für Verbesserungen in Ihrem Unternehmen entscheiden

    Die beste HR‑Lösung für Ihr Unternehmen ist diejenige, die Ihre erwarteten Verbesserungen nachweislich erfüllt oder sogar übertrifft. Legen Sie abschließend Wert auf folgende Blickwinkel:

    • Die Implementierung belastet Ihr Unternehmen wenig, da vorhandene IT-Infrastruktur genutzt und nur wenig erweitert wird.
    • Ein belastbarer ROI von wenigen Monaten durch hohe Automatisierung und wenig Integrationsaufwand nachweislich eintreffen wird.
    • Ihre Mitarbeiter die neue Software gerne annehmen, da sie auf vertrautem aufbaut, innovative Elemente wie KI oder Self-Services enthalten sind und Sie daher als innovativer Arbeitgeber gesehen werden.

    Die Gesamtkosten aus Lizenzen, Implementierung, Schulung von IT und Mitarbeitenden, laufender Wartung sowie Erweiterungen sind im Verhältnis zu den angestrebten Verbesserungen gering. Gehen Sie im Entscheidergremium alle diese Blickwinkel nochmals durch. Vielleicht sticht bereits eine Lösung hervor und Sie treffen schnell und sicher die richtige Wahl. Große Unternehmen sollten dann final nochmals Purchase und den Betriebsrat einbinden.

    Nach Unterzeichnung aller Verträge empfehlen wir dass Sie innerhalb wenigen Wochen mit der Implementierung starten. Nutzen Sie das Momentum der Begeisterung im Evaluierungsteam, so dass dann zügig die ersten Verbesserungen im Ihrem Unternehmen ankommen.


    4084  |  HR  |    |   entscheidung

    Kontakt

    Unterstützung bei der Evaluierung

    • Wir haben diesen Evaluierungsleitfaden bewusst so konzipiert, dass Sie ihn eigenständig anwenden können – unabhängig von uns. Aber natürlich unterstützen wir Sie gerne bei Ihrer Evaluierung mit unserer Erfahrung.
    • Kommen Sie nach Schritt 5 (Auswahl potentieller HR-Lösungen) zu dem Schluss, dass Hubdrive HR eine potenziell passende Lösung ist, freuen wir uns, wenn Sie uns in die finale Auswahl einbeziehen. Gerne präsentieren wir Ihnen Hubdrive HR dann live.

    4111  |  HR  |    |  

    Standard