Best Practice Implementierung

1. Kennenlernen und Terminierung der anstehenden Hubdrive Verbesserungen

• Begrüßen und Vorstellen des Implementierungsteams
• Präsentieren des Implementierungsziel dieser Phase, Umfang, Nutzens und Verbesserungen
• Rollen, Verantwortlichkeiten definieren und kommunizieren
• Vorstellen des Implementierungsplans (Zeitrahmen, Meilensteine, Ressourcen) sowie vereinbaren von Terminen

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2. Erforderliche Systemerweiterungen für Hubdrive HR einrichten

• In der Systemeinrichtung werden die Systeme mit dem Standardfunktionsumfang der Software installiert und für die Nutzung durch die Key User vorbereitet.
• Im Rahmen eines professionellen Lifecyclemanagements werden 3 Systeme etabliert: das Entwicklungssystem (DEV) zur Durchführung von individuellen Anpassungen, das Testsystem (TEST) für Endanwendertests, und das Produktivsystem (PROD) auf dem die tatsächlich genutzte Softwarelösung läuft. Sämtliche Anwender werden gemäß ihrer jeweiligen Rolle vorkonfiguriert.
• Die Key User und das HR Team werden für das Test- und Produktivsystem freigeschalten.

4. Für die aktuelle Phase erforderliche Anpassungen an Hubdrive HR umsetzen

• Nach Durchführung der Best Practise Trainings liegt die Liste der gewünschten Anpassungen durch die Teilnehmer der Training-Workshops vor.
• Diese Liste wird zunächst im Implementierungsteam bzgl. des jeweiligen Nutzens, Aufwands, Budget, sowie Relevanz der Anpassung priorisiert.
• Nur die Anpassungen mit der höchsten Notwendigkeit und Priorität erhalten die Freigabe zur Umsetzung.
• Alle übrigen werden für spätere Projektiterationen zurückgestellt. Vor der Umsetzung erfolgt die Prüfung und Freigabe der Anpassungen durch Hubdrive.
• Dadurch wird sichergestellt, dass die Anpassungen nicht in Konflikt zu zukünftigen Features und Erweiterungen der Standardlösung stehen.
• Anschließend erfolgt die Umsetzung der Anpassungen sowie die Dokumentation.
• Die Anpassungen werden Durch dieses Vorgehen wird eine zügige Nutzung der Software durch die Anwender unterstützt, lange Implementierungszeiten sowie unnötige Kosten werden vermieden und eine hohe Akzeptanz der Nutzer wird sichergestellt.

5. Notwendige Daten für die aktuelle Implementierungsphase migrieren

• Die Datenmigration stellt einen entscheidenden Erfolgsfaktor für das Einführung der Hubdrive HR Softwarelösung dar.
• Die benötigten Stammdaten und Bewegungsdaten aus den Altsystemen und weiteren Datenquellen werden identifiziert. Dann wird die Reihenfolge für den Import festgelegt.
• Sämtliche Daten können über Microsoft Excel vorbereitet und dann importiert werden.
• Im Rahmen dieses Implementierungschritts wird dem HR Team und den Key Usern die Struktur der Vorlagen und die Vorgehensweise beim Import erklärt. Dann erfolgt ein begleiteter Import von ersten Testdatensätzen.
• Darauf aufbauend bereiten die geschulten Anwender die gesamten Daten zum Import in den Excelvorlagen auf und importieren diese in das System. Korrekturen sind dabei jederzeit möglich.
• Bei Bedarf steht das Implementierungsteam für Rückfragen und Hilfestellungen zur Verfügung.
  

6. Erste Nutzung der anstehenden Verbesserungen und Erleben der Vorteile durch die Key User

• Vor allen anderen, erhalten zunächst die Key User und das HR Team die Möglichkeit die Hubdrive HR Software inkl. der durchgeführten Anpassungen und den migrierten Daten zu testen.
• Der Fokus der Tests liegt auf den Funktionsbereichen die zuvor in den Best Practice Workshops trainiert wurden sowie in den ggf. angepassten und erweiterten Prozessen und Funktionen.
• Sollten noch Detailkorrekturen an den durchgeführten Anpassungen und Erweiterungen nötig sein, können diese dem Implementierungsteam mitgeteilt und umgesetzt werden.
• Ziel dieser Phase ist es, das HR Team und die Key User zu erfahrenen Anwendern auszubilden und für die durch die Software erzielten Verbesserungen zu begeistern.
• Diese Begeisterung und Erfahrungsberichte der Key User werden in der Folge auch im Rahmen des Change Managements und des Change- und Implementierungsmarketing verwendet.

7. Mehrwert der anstehenden Implementierungsphase von Hubdrive HR intern kommunizieren

• Im Rahmen des Change- und Implementierungsmarketing wird die Kommunikation an alle Beteiligten der Implementierung vorbereitet und eingeplant.
• Auf Basis bereitgestellter Vorlagen, Checklisten und der der im Projekt Kickoff verabschiedeten Implementierungsplanung werden die einzelnen Aktivitäten gegenüber allen Stakeholdern definiert.
• So wird sichergestellt dass sämtliche Mitarbeiter frühzeitig über die Vorteile und den persönlichen Nutzen durch die Hubdrive HR Lösung informiert sind und dem gesamten Vorhaben positiv gegenüber eingestellt sind.
• Für sämtliche Schritte und Aktivitäten stehen Vorlagen zur Verfügung die vom HR Team selbst verwendet und mit wenigen Klicks auf das eigene Unternehmen angepasst werden können.

8. Relevante Anwender der aktuellen Implementierungsphase trainieren und bei ersten Schritten begleiten

• Vorbereitend für diese Phase werden sämtlich Anwender für das Produktivsystem freigeschaltet, die Erfahrungsberichte der Key User aufbereitet und die Trainingstermine für die Mitarbeiter geplant und eingeladen. Vor dem Start des Trainings erfolgt eine Sicherung des Zustands des Produktivsystems, um ein Zurücksetzen des Systems während oder nach dem Training zu ermöglichen.
• Innerhalb der Trainings berichten die Key User zunächst von den positiven Erfahrungen aus den vorangegangenen Phasen und welche Verbesserungen sie durch den Einsatz der Hubdrive HR Software für die die Mitarbeiter und die gesamte Organisation sehen.
• Anschließend erfolgt das Training der jeweiligen Mitarbeitergruppe , gegebenenfalls differenziert für Führungskräfte und Mitarbeiter.
• Im Anschluss werden die Rückmeldungen der Endanwender erfasst und dokumentiert.
• Falls erforderlich wird das System wieder in den Zustand vor dem Training zurückgesetzt.

9. Nutzung anstehender Verbesserungen freigeben

• Vor der finalen Systemnutzung findet ein letzter Check statt um einen reibungslosen Start sicherzustellen.
• Anhand von Checklisten wird überprüft das im Vorfeld alle benötigten Punkte erledigt wurden.
• Zusätzliche Anpassungen oder Erweiterungen des Scopes die den Start der aktiven Nutzung verzögern oder zusätzliche Ressourcen benötigen werden analysiert. Anschließend werden diese wirtschaftlich bewertet und in einer Management Summary aufbereitet.
• Die abschließende Konfiguration und Freischaltung sämtlicher Anwender für das Produktivsystem sowie die Migration ggf. noch fehlender Daten nach Durchführung der Datenmigration werden geplant. Zudem wird die Besetzung des Bereitschaftsdienstes für den Support der Anwender durch die Key User und das Implementierungsteam in den ersten Tagen der Systemnutzung abgestimmt.
• Im Überführungsplan wird genau festgelegt ab wann die Mitarbeiter mit der Systemnutzung beginnen und wann die Vorgängertätigkeiten  durchgeführt werden und abgeschlossen sind. Zusätzlich wird die Außerbetriebnahme der Altsysteme zeitlich eingeplant.
• Final geben sämtliche relevanten Stakeholder ihr "Go" für den Start der neuen Softwarelösung.
• Abschließend erfolgt die Kommunikation an alle Mitarbeiter.

10. Unternehmensweites Erleben der anstehenden Verbesserungen im vereinbarten Umfang beginnt

• Gemäß der vorangegangenen Cutover Planung startet die Nutzung der Hubdrive HR Software durch alle Mitarbeiter.
• Alle Mitarbeiter erhalten zum Stichtag eine Willkommensemail mit den wichtigsten Informationen zum Start in die neue Softwarelösung.
• Das Support Team bestehend aus Key Usern und den Implementierungsmitarbeitern steht den Anwendern in den ersten Tagen für alle Fragen zur Verfügung.
• Eine Woche nach dem Start der Systemnutzung erfolgt ein Review der häufigsten Supportanfragen durch das Projektteam und falls erforderlich werden weiterführende Maßnahmen erarbeitet um die Systemnutzung durch die Mitarbeiter abzusichern.
• Am Ende der Implementierung wird die aktive Nutzung des Systems analysiert und festgestellt. Dieser Nachweis dient als objektive Grundlage, um den Erfolg der Einführung zu dokumentieren und sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht wurden.
• Sobald die geplanten Verbesserungen umgesetzt und messbare Ergebnisse erzielt wurden, ist es wichtig, diesen Erfolg gemeinsam zu würdigen. Dies kann in Form eines Team-Meetings, einer virtuellen Feier oder einer internen Kommunikation geschehen, um die Leistungen der Beteiligten anzuerkennen.