Diese Checkliste gilt für Unternehmen mit Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz sowie in weiteren Ländern der Europäischen Union bzw. des EWR und im Vereinigten Königreich. Sie berücksichtigt die DSGVO als EU-weit einheitliche Grundlage, das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), die UK GDPR sowie länderspezifische Besonderheiten bei nationalen Umsetzungsgesetzen und der Mitbestimmung.
In Deutschland, Österreich, der Schweiz, dem Vereinigten Königreich und weiteren europäischen Ländern muss eine HR-Software eine ganze Reihe klar definierter Datenschutzanforderungen erfüllen, damit Sie sie rechtssicher einsetzen können. Diese Checkliste bündelt die zentralen Nachweispflichten aus der DSGVO als EU-weit unmittelbar geltender Verordnung, nationalen Umsetzungs- und Ergänzungsgesetzen (z. B. BDSG in Deutschland), dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), der UK GDPR sowie der jeweiligen Praxis der Mitbestimmung bzw. Arbeitnehmervertretung. Senden Sie sie an jeden potenziellen Anbieter – die Antworten sind eine wichtige Grundlage für Ihre Entscheidung in Schritt 8.
Ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis nützt wenig, wenn der Anbieter grundlegende Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen kann. Werden diese Punkte erst nach der Entscheidung geklärt, drohen Vertragsverzögerungen, Nachverhandlungen oder im schlimmsten Fall ein Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen. Klären Sie diese Fragen daher vor der finalen Anbieterauswahl – schriftlich und für alle Anbieter im gleichen Format.
Diese Übersicht zeigt, wie vollständig der Anbieter die zentralen deutschen, österreichischen, schweizerischen, britischen und weiteren europäischen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen beantwortet und nachgewiesen hat. Fehlende oder ausweichende Antworten sollten Sie vor einer Entscheidung gezielt nachfragen – insbesondere bei den Muss-Anforderungen aus DSGVO, nationalen Umsetzungsgesetzen (z. B. BDSG, ArbVG), dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und der UK GDPR.
Hinweis: Diese Checkliste stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Aufgrund der häufigen Änderungen des deutschen, österreichischen, schweizerischen, britischen und europäischen Rechts kann keine Garantie auf Vollständigkeit oder Aktualität übernommen werden. Lassen Sie die Antworten der Anbieter im Zweifelsfall durch eine fachkundige juristische Beratung in jedem betroffenen Land prüfen.