Die Suche nach der passenden HR-Software: Vom Verwalter zum Gestalter

Herausforderung Evaluierung

• HR-Abteilungen stehen heute unter enormem Druck. Sie sollen Fachkräfte gewinnen, Wandel gestalten, Prozesse digitalisieren, KI nutzbar machen und eigentlich sollte doch der Stresslevel schon seit Jahren gesunken sein.
• Gleichzeitig arbeiten viele Teams noch mit klassischen, HR-Systemen, Excel-Listen und Insellösungen, die genau das ausbremsen.
• Das möchten Sie jetzt ändern und suchen eine HR‑Software, die Ihre tägliche Arbeit spürbar erleichtert, Sie durch hohe Automatisierung im Alltag entlastet, die Zusammenarbeit mit Führungskräften und Mitarbeitenden verbessert und sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einbettet. 
• Das Angebot ist riesig, es wird viel versprochen. Die Herausforderung, die für Sie beste HR-Lösung zu finden, ist enorm. Wo genau aber liegen die Unterschiede – und welche HR-Software ist wirklich die beste für Ihr Unternehmen?

Führen Sie Ihr HR-Software Evaluierung anhand eines erprobten Best Practise Ansatz durch

• Die Erfahrung zeigt, dass Teams mit einer erprobten Struktur schneller und besser entscheiden.
• Ein erprobter Best‑Practice‑Ansatz mit klaren Schritten und Checklisten gibt Ihren Teams aus HR, IT und Management eine klare Orientierung – selbst wenn Sie bisher nur weniger Erfahrung in Software Evaluierungen sammeln konnten.
• Statt mühsam auf der grünen Wiese zu starten, greifen Sie auf Schritt‑für‑Schritt‑Anleitungen, praxiserprobte Vorlagen und Checklisten mit den richtigen Fragen, sinnvollen Reihenfolgen und ausreichender Vollständigkeit zurück.
• Gemeinsame Templates sorgen dafür, dass alle Beteiligten (Stakeholder) dieselbe Sprache sprechen, Verbesserungswünsche vollständig dokumentiert sind und Sie die getroffene Entscheidung im Nachgang immer wieder begründen können.
• Emotion und Bauchgefühl lassen sich so mit objektiven Kriterien verbinden, sodass Entscheidungen entstehen, die echte Verbesserungen bringen, vom Team mitgetragen werden und die Unternehmensstrategie stützen – gleichzeitig gewinnen Sie die Souveränität, im Anbietergespräch die richtigen Fragen zu stellen und Versprechen kritisch zu hinterfragen.
• Aus der einmaligen Mammutaufgabe „HR‑Software auswählen“ wird dadurch ein klar geführter Prozess mit gut machbaren Einzelschritten, der Sie systematisch zu Ihrer passenden, zukunftsfähigen HR‑Lösung führt.

Lösungsansatz erprobtes Vorgehen

Wir empfehlen, bei Ihrer HR-Software Evaluierung einem klar strukturierten Best‑Practice-Ansatz zu folgen, der sich in vielen Projekten bewährt hat. Auf den Punkt: 

• Stellen Sie dafür ein interdisziplinäres Team aus HR, IT, Management und – je nach Unternehmensgröße – Betriebsrat und Einkauf zusammen. 
• Definieren Sie anschließend Ihre wichtigsten Verbesserungsziele und fokussieren Sie sich auf spürbare Ergebnisse statt auf Funktionslisten. 
• Berücksichtigen Sie unbedingt Ihre bestehende IT‑Business‑Plattform, da eine Lösung innerhalb dieser Plattform deutlich schneller eingeführt werden kann, mehr automatisiert und die Gesamtkosten senkt. 
• Identifizieren und testen Sie dann gezielt wenige passende HR‑Anbieter live anhand Ihrer Ziele und treffen Sie die Entscheidung gemeinsam, um eine Lösung zu wählen, die fachlich überzeugt, sich sauber integriert und Ihren Alltag messbar entlastet.

Zeigen Sie Ihrer Führung, dass HR mit einem professionellen Best‑Practice‑Vorgehen seine strategische Rolle erkannt hat und noch aktiver an Zukunftsfähigkeit des Unternehmens mitwirken wird.

Warum macht Hubdrive das hier?

• Die Wahl der passenden HR-Software gehört zu den wichtigsten strategischen Entscheidungen Ihrer HR-Abteilung – sie stellt die Weichen für die nächsten 5 bis 10 Jahre.
• Wir möchten Sie mit dem Best-Practice befähigen am Ende Ihrer Evaluierung selbst festzustellen mit welcher HR-Lösung Sie am Besten Ihre Verbesserungsziele erreichen.
• Hubdrive hat eine klare Positionierung. Wenn am Ende Hubdrive HR die am besten passende Lösung für Sie und Ihr Team ist dann freuen wir uns weil sie dann mit hoher Wahrscheinlichkeit in Zukunft ein sehr zufriedener Kunde sein werden. Das ist unser Ziel. Dann möchten wir Sie als unseren nächsten Kunden gewinnen.
• Und wenn es nicht Hubdrive ist, haben wir Ihnen trotzdem geholfen. Vielleicht treffen wir uns in der Zukunft wieder.

Ablauf Evaluierung Best Practice in 10 Schritten

• Evaluierungsteam zusammenstellen
• Gewünschte Verbesserungen zusammentragen
• Interne IT-Strategie abfragen und Mehrwerte ausschöpfen
• Marktrecherche HR-Software für Ihr Unternehmen
• Potentiell passende HR-Anbieter clever in der Masse identifizieren
• Die aussichtsreichsten HR-Anbieter live präsentieren lassen
• Sicherheit und Datenschutz nachweisen lassen
• Die unterschiedlichen Implementierungsstrategie transparent machen
• Die Entscheidungsvorlage und notwendige Ergänzungen abschließen
• Die beste HR-Lösung für Ihr Unternehmen entscheiden

Schritt 1 von 10

Evaluierungsteam zusammenstellen

• Stellen Sie früh ein interdisziplinäres Evaluierungsteam zusammen, in dem HR, IT und Management verbindlich vertreten sind. So stellen Sie sicher, dass sowohl fachliche Anforderungen als auch technische und strategische Rahmenbedingungen von Anfang an berücksichtigt werden.
• In größeren Unternehmen sollten zusätzlich Betriebsrat und Einkauf eingebunden werden, um Akzeptanz, Compliance und Vergaberegeln sicherzustellen.
• Ein klar benannter Projektleiter im Team koordiniert alle Beteiligten, dokumentiert Entscheidungen und sorgt dafür, dass die Evaluierung nicht „nebenbei“ im Tagesgeschäft untergeht.
• Der Projektleiter muss dafür Zeit eingeräumt bekommen. Wahrscheinlich muss er einige andere Tätigkeiten abgeben oder verschieben dürfen. Seien Sie ehrlich zu sich selbst und realistisch.

Die folgende Checkliste stellt sicher, dass von Beginn an ein vollständiges, entscheidungsfähiges Evaluierungsteam mit klar definierten Rollen, Zuständigkeiten und Entscheidungswegen bereitsteht.

• HR-Software Evaluierung - Checkliste Evaluierungsteam
• HR-Software Evaluierung - Checkliste Evaluierungsteam

Schritt 2 von 10

Gewünschte Verbesserungen zusammentragen

• Bevor Sie den ersten Anbieter kontaktieren, sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Evaluierungsteam die gewünschten Verbesserungen systematisch zusammenstellen – nicht als Feature-Liste, sondern entlang Ihrer konkreter Ziele und Erwartungen: weniger Zeit und Kosten, mehr Automatisierung und Sicherheit in Daten und Prozessen, mehr Flexibilität bei Änderungen und mehr Komfort für alle Beteiligten.
• Überlegen Sie zunächst in welchen Bereichen Sie besser werden möchten. Sie können diese Übersicht als Hilfestellung nutzen. Wenn es zu viele Bereiche werden dann müssen Sie priorisieren.
• Als nächstes fragen Sie sich pro Bereich welche Prozesse Sie digitalisieren oder verbessern möchten und wo heute die größten Schmerzpunkte liegen. Wo arbeiten Sie noch mit Papier? Wo haben Sie bereits digitalisiert, aber mit isolierten IT-Inseln? Und wo genießen Sie schon den Komfort einer wirklich integrierten Lösung?
• Identifizieren Sie Bereiche mit hohem manuellem Aufwand und vielen Medienbrüchen – etwa bei der Personalakte oder der Zeiterfassung, wo täglich Datensätze vielfach erfasst und weitergegeben werden. Hier steckt oft großes Potenzial, um stupide Administrationsaufgaben drastisch zu reduzieren und Automatisierung sinnvoll einzusetzen.
• Fragen Sie sich außerdem, wo Ihnen Transparenz fehlt und welche Auswertungen sich HR, Führungskräfte und Management wünschen, um besser planen und entscheiden zu können – und wo Sie sich Integrationen zu Drittsystemen wie Payroll, Recruiting oder Ihrer Website wünschen und aus welchem konkreten Grund.
• Berücksichtigen Sie dabei Ihre bestehende IT-Infrastruktur: Nutzen Ihre Mitarbeiter bereits Windows, Microsoft 365, ein ERP-System oder eine bestimmte KI? Eine HR-Lösung, die sich in vertraute Tools integriert, wird schneller angenommen, verteilt bereits getätigte IT-Investitionen auf noch mehr Prozesse – und ist damit die klügere Wahl, bevor Sie überhaupt den ersten Anbieter einladen.
• Aus den gewünschten Verbesserungen leiten Sie funktionale Anforderungen ab.

Nachfolgende Checkliste macht es Ihnen leichter, die Verbesserungen in Ihrem Unternehmen zusammenzutragen und strukturiert zu gewichten.

• HR-Software Evaluierung - Checkliste Evaluierungsteam

Schritt 3 von 10

Interne IT-Plattformstrategie abfragen um Mehrwerte auszuschöpfen

Ein ehrlicher Blick auf den HR-Softwaremarkt zeigt: In puncto Kernfunktionalität sind die führenden Lösungen heute weitgehend vergleichbar. Wer ausschließlich Funktionslisten vergleicht, verschenkt einen großen Vorteil. Was meinen wir damit? 

In Ihrem Unternehmen gibt es bereits eine oder mehrere etablierte Software-Plattformen – vielleicht SAP, Microsoft 365, Business Central oder Microsoft Dynamics. Ihre IT-Abteilung hat diese Plattformen aufgebaut, gestaltet und betreut sie kontinuierlich. Sicherheitskonzepte, Automatisierungen, Datenbanken, Backups, Benutzerrollen – das alles existiert bereits.

Entscheiden Sie sich für eine HR-Lösung innerhalb einer dieser Plattformen, müssen Sie all das nicht neu aufbauen. Ihre IT ergänzt lediglich kleine Erweiterungen in einem Umfeld, das sie bereits in- und auswendig kennt. Die Vorteile sind messbar:

• Bis zu 62 % schneller am Ziel – warum kompliziert implementieren, wenn es einfach geht?
• Bis zu 42 % höherer Automatisierungsgrad – Ihre Mitarbeiter werden es Ihnen danken.
• Bis zu 74 % geringere Gesamtkosten – Ihr CFO wird es Ihnen danken.
• Keine zusätzliche IT-Komplexität – um die Sie ohnehin lieber einen Bogen machen.

Nutzen Sie jetzt die jahrelange Vorarbeit Ihrer IT-Abteilung für schnelle und kostengünstige Verbesserungen Ihres HR-Managements.

Nachfolgende Checkliste macht es Ihnen leicht, strukturiert die Plattformstrategie Ihrer IT-Abteilung abzufragen

• HR-Software Evaluierung - Checkliste Plattform-Strategie Ihrer IT

Schritt 4 von 10

Marktrecherche HR-Software für Ihr Unternehmen

• Sie haben erkannt, dass die Umsetzung Ihrer gewünschten Verbesserungen im HR‑Management auf einer bereits etablierten Business‑Plattform in Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile bietet – von schnellerer Einführung über mehr Automatisierung bis hin zu geringeren Gesamtaufwänden für IT und Fachbereiche.
• Im 3. Schritt hat Ihnen Ihre IT vorhandene Business-Plattformen aufgelistet und Hinweise gegeben welche Plattformen zukünftig welche Relevanz im Rahmen der IT-Strategie einnehmen. Plattformen die wohl in einiger Zeit aussortiert werden wurden von der IT deutlich markiert.
• Wählen Sie nun die Business-Plattform(en) aus, die eine langfristige Perspektive in Ihrem Unternehmen haben. 
• Fragen Sie jetzt Ihre IT, Ihre vertraute KI oder den Hersteller Ihrer Plattformen, welche HR‑Lösungen es auf diesen ein bis zwei präferierten Plattformen gibt. Stellen Sie eine Long‑List von etwa vier bis sechs HR-Lösungen auf.

Nutzen Sie den Beispiel-Prompt als Basis für Ihre Recherche. Sie können dort die Informationen Ihrer IT zu den vorhandenen IT-Plattformen eintragen und so potentiell passende HR-Lösungen für Ihr Unternehmen identifizieren.

• HR-Software Evaluierung - Beispiel Prompt passende HR-Lösungen für Ihr Unternehmen

Schritt 5 von 10

Die Auswahl potentieller HR-Lösungen sicher und schnell reduzieren

• Im nächsten Schritt prüfen Sie diese Kandidaten anhand klarer Ausschlusskriterien, zum Beispiel, ob der Hersteller landesspezifische Anforderungen nicht für alle Länder benötigten unterstützt.
• Überfliegen Sie außerdem die abgedeckten Funktionsbereiche und gleichen Sie sie mit den aus Ihren Verbesserungszielen abgeleiteten fachlichen Anforderungen ab. Gibt es grundsätzliche Lücken?
• Sie können auch Ihre KI mit Ihren funktionalen Anforderungen füttern und sie dann bitten, diese mit der Dokumentation oder dem Learning‑Center der Anbieter abzugleichen.
• Ziel ist es, schnell und mit wenig Aufwand klar ungeeignete Lösungen auszuschließen, damit Sie Ihre Zeit und Aufmerksamkeit auf wenige, wirklich passende Anbieter konzentrieren können.

Schritt 6 von 10

Gewünschte Verbesserungen und Funktionen von den aussichtsreichen Anbietern präsentieren lassen

• Haben Sie Ihre gewünschten Verbesserungen und die relevanten Anbieter identifiziert, folgt der entscheidende Schritt: Lassen Sie sich Ihre konkreten Verbesserungsziele von jedem Anbieter live in seiner Lösung zeigen. 
• Geben Sie dazu in einem Vorgespräch Ihre Verbesserungsziele weiter, erklären Sie diese im Detail und beantworten Sie Rückfragen – beobachten Sie genau, ob der Anbieter wirklich verstehen will, was Sie erreichen möchten, mitschreibt und gezielt nachfragt. 
• In der Live‑Demo sollte jeder Anbieter dann Ihre zentralen Prozesse durchspielen und konkret nachweisen, wie die versprochenen Verbesserungen erreicht werden; bleiben Sie hier konsequent und lassen Sie sich nicht auf allgemeine Standardpräsentationen ablenken. 
• Achten Sie darauf, dass die Lösung in Ihrer besprochenen Plattform gezeigt wird, Ihre Mitarbeitenden die Umgebung wiedererkennen und Ihre IT gezielt nachfragt, welche Erweiterungen und Konfigurationen für den Betrieb tatsächlich nötig sind – Insellösungen mit ganz anderem Look‑and‑Feel fallen hier schnell auf. 
• Bewerten Sie alle Anbieter anhand derselben Kriterien und beziehen Sie das gesamte Evaluierungsteam aus HR, IT und Management in die Demos ein, damit am Ende eine Entscheidung getroffen wird, die fachlich trägt, technisch passt und von allen Beteiligten mit Überzeugung unterstützt wird.

Schritt 7 von 10

Sicherheit und Datenschutz nachweisen lassen

• Sicherheit und Datenschutz sind bei der Evaluierung einer HR-Lösung kein Thema für das Kleingedruckte – sie sind ein K.O.-Kriterium, das Sie konsequent prüfen sollten, denn tatsächlich erfüllt noch immer eine Mehrheit der am Markt verfügbaren HR-Lösungen die gesetzlichen Anforderungen nicht vollständig.
• Stellen Sie sicher, dass der Anbieter die Datenschutzanforderungen nicht nur für ein Land, sondern für jedes Land nachweislich erfüllt, in dem Sie die Lösung künftig einsetzen – denn DSGVO, lokale Arbeitnehmerrechte und länderspezifische Datenhaltungsvorschriften unterscheiden sich zum Teil erheblich und eine Lösung, die in Deutschland compliant ist, muss es in Österreich, der Schweiz oder Großbritannien noch lange nicht sein.
• Fragen Sie jeden Anbieter konkret: Wo werden unsere HR-Daten gespeichert, wer hat Zugriff darauf, wie werden Berechtigungen gesteuert und wie wird sichergestellt, dass Mitarbeiterdaten nicht über Ländergrenzen hinweg unkontrolliert fließen? Lassen Sie sich zu alle Antworten Zertifikate und Nachweise aus neutralen glaubwürdigen Quellen zusenden.
• HR-Lösungen, die tief in eine etablierte Plattform integriert sind, haben hier strukturelle Vorteile – denn Sicherheitskonzepte, Zugriffssteuerung, Verschlüsselung und Compliance-Zertifizierungen sind bereits plattformseitig vorhanden und müssen nicht neu aufgebaut werden.
• Lassen Sie sich auch die Sicherheits- und Datenschutznachweise zur Plattform schriftlich geben und binden Sie Ihren Datenschutzbeauftragten frühzeitig in die Evaluierung ein – denn kaum eine HR-Software kann später nachgerüstet werden. Es kostet Sie im schlimmsten Fall empfindliche Bußgelder. Und so haben Sie sich Innovation im HR nicht vorgestellt.

Schritt 8 von 10

Die unterschiedlichen Implementierungsstrategie der Hersteller transparent machen

• Wir empfehlen Kunden, ihre HR-Lösung nach Best Practice zu implementieren, weil sie so deutlich schneller in die Nutzung kommen und der Mehrwert der Software früher im Tagesgeschäft sichtbar wird. 
• Aufwändige IST-Analysen sind im HR-Umfeld in der Regel nicht erforderlich. In Kombination mit einer Strategie, die konsequent auf Ihre bestehende IT‑Business‑Plattform abgestimmt ist, sinken Projektaufwand, Komplexität und Risiko gegenüber individuellen Einführungen deutlich. 
• Ihre HR-Lösung sollte auf Ihrer bestehenden Business-Plattform aufsetzen, sodass für die IT nur wenige Erweiterungen der vorhandenen Infrastruktur erforderlich sind und zusätzliche Inselsysteme mit eigener Installation, Konfiguration und Rollout entfallen. 
• Über einige initial wirklich notwendige Anpassungen hinausgehende Änderungen können Sie bewusst in eine Phase nach erster Nutzung verschieben – dann sind Anforderungen viel konkreter, meist günstiger umzusetzen und führen zu deutlich weniger nachträglichen Change Requests. 
• Klären Sie zunächst intern ob sie selbst implementieren möchten. Auf jeden Fall sollten Partner und das interne Team einem klar dokumentiertem, erprobten Vorgehen folgen.
• So wird die Lösung bis zu 62% schneller implementiert, der ROI wird bis zu 62% schneller erreicht und die TCO um bis zu 74% gesenkt.
• Lassen Sie sich das Vorgehen vorab präsentieren und erlangen Sie einen Festpreis. Implementierungspartner, die sich keinen Festpeis zutrauen, haben oft nicht genug Erfahrung.

Schritt 9 von 10

Die Entscheidungsvorlage und notwendige Ergänzungen abschließen

• Eine gute Entscheidung entsteht nicht im letzten Meeting – sie wird über den gesamten Evaluierungsprozess vorbereitet, und genau deshalb sollten HR, IT und Management von Anfang an gemeinsam bewerten und nicht erst am Ende zusammenfinden.
• Nutzen Sie eine einheitliche Bewertungsmatrix, die Ihre definierten Verbesserungsziele konsequent widerspiegelt: Weniger Zeitaufwand in der täglichen HR-Administration, höherer Automatisierungsgrad, geringere Gesamtkosten, mehr Sicherheit und mehr Komfort für alle Beteiligten – vom Mitarbeitenden über die Führungskraft bis zur IT.
• Können Mitarbeitende ihre HR-Aufgaben in Ihrer vertrauten Umgebung erledigen und Anpassungen per Drag & Drop selbst vornehmen – ohne externe Hilfe und ohne lange Wartezeiten? Wenn Sie all das mit Ja beantworten können, treffen Sie Ihre Entscheidung konsequent – denn der letzte große Fehler einer Evaluierung ist nicht die falsche Wahl, sondern gar keine.
• Sie sollten einen ROI von wenigen Monaten erreichen, da o.g. Verbesserungen sich auszahlen und weil Ihre IT keine neue Infrastruktur aufbauen muss, bestehende Umgebungen genutzt werden und Einführung, Betrieb und Anpassungen dadurch so günstig werden.
• Stellen Sie außerdem die richtigen Fragen zur Partnerschaft: Haben Sie das Gefühl, einen langfristigen Partner zu gewinnen – oder nur dass Sie lediglich eine Bestellformular sind dem man eine Software verkaufen kann? Stellt der Hersteller einen persönlichen Success Manager, der regelmäßig Verbesserungen mit Ihnen bespricht? Und haben Sie im Notfall seine direkte Durchwahl?
• Stellen Sie abschließend die potentiellen Verbesserungen mit den Gesamtkosten gegenüber. Bei Unsicherheit bitten Sie die Hersteller um letzte Klarstellungen. Erstellen Sie daraus eine aussagekräftige Entscheidungsvorlage mit Nachweisen für die potentiellen Verbesserungen und verbindliche Kosten für Software und Beratung zum Festpreis.
• Legen Sie die Entscheidungsvorlage incl. Nachweise für die kommenden Verbesserungen und einer Empfehlung Ihrem Entscheidungsgremium vor und bereiten Sie sich auf Fragen vor.

Schritt 10 von 10

Die beste HR-Lösung für Verbesserungen in Ihrem Unternehmen entscheiden

Die beste HR‑Lösung für Ihr Unternehmen ist diejenige, die Ihre erwarteten Verbesserungen nachweislich erfüllt oder sogar übertrifft. Legen Sie abschließend Wert auf folgende Blickwinkel:

• Die Implementierung belastet Ihr Unternehmen wenig, da vorhandene IT-Infrastruktur genutzt und nur wenig erweitert wird.
• Ein belastbarer ROI von wenigen Monaten durch hohe Automatisierung und wenig Integrationsaufwand nachweislich eintreffen wird.
• Ihre Mitarbeiter die neue Software gerne annehmen, da sie auf vertrautem aufbaut, innovative Elemente wie KI oder Self-Services enthalten sind und Sie daher als innovativer Arbeitgeber gesehen werden.

Die Gesamtkosten aus den Elementen Lizenzen, Implementierung, Schulung für IT und Mitarbeiter, die Wartung selbst und die Kosten für Erweiterungen im Vergleich zu den potentiellen Verbesserungen niedrig sind. Gehen Sie im Entscheidergremium alle diese Blickwinkel nochmals durch. Vielleicht sticht bereits eine Lösung hervor und Sie treffen schnell und sicher die richtige Wahl. Große Unternehmen sollten dann final nochmals Purchase und den Betriebsrat einbinden.

Nach Unterzeichnung aller Verträge empfehlen wir dass Sie innerhalb wenigen Wochen mit der Implementierung starten. Nutzen Sie das Momentum der Begeisterung im Evaluierungsteam, so dass dann zügig die ersten Verbesserungen im Ihrem Unternehmen ankommen.

Gewünschte Verbesserungen nach Best Practise schnell implementieren

• Wir empfehlen Kunden, ihre HR-Lösung nach Best Practice zu implementieren, weil sie so deutlich schneller in die Nutzung kommen und der Mehrwert der Software früh im Alltag sichtbar wird. 
• Aufwändige IST-Analysen sind im HR-Umfeld in der Regel nicht erforderlich – in Kombination mit einer Strategie, die eng an Ihrer bestehenden IT-Business-Plattform ausgerichtet ist, sinken Projektaufwand, Komplexität und Risiko gegenüber individuellen Einführungen deutlich. 
• Ihre HR-Lösung sollte auf Ihrer bestehenden Business-Plattform aufsetzen, denn dann sind für die IT meist nur kleinere Erweiterungen der vorhandenen Infrastruktur nötig und Installation, Konfiguration und Rollout zusätzlicher Inselsysteme entfallen. 
• Über die initial wirklich notwendigen Anpassungen hinausgehende Änderungen können Sie bewusst in eine spätere Phase verschieben – dann sind Anforderungen nach erster Nutzung viel konkreter, meist günstiger umzusetzen und führen erfahrungsgemäß zu deutlich weniger nachträglichen Change Requests. 
• Gleichzeitig reduziert ein Best-Practice-Ansatz die Abhängigkeit von Einzelexperten, weil Partner und interne Teams einer klar dokumentierten, erprobten Blaupause folgen.
• So wird die Lösung bis zu 62% schneller implementiert, der ROI wird bis zu 62% schneller erreicht und die TCO um bis zu 74% gesenkt.

Feedback und nächste Implementierungsphase

• Einige Wochen nach Abschluss der ersten Implementierungsphase empfehlen wir gezielt Feedback einzuholen. Die Best‑Practice‑Einführung verläuft bewusst zügig und nicht jeder Detailwunsch wird sofort umgesetzt.
• Nach einigen Wochen Praxiserfahrung können Mitarbeitende sehr genau einschätzen, welche Anpassungen oder Erweiterungen tatsächlich fehlen – diese sollten dann strukturiert gesammelt und zügig umgesetzt werden.
• Ergänzend lohnt es sich, die Erfahrungen mit der ersten Best‑Practice‑Phase zu reflektieren, um wertvolle Hinweise für die Optimierung der nächsten Ausbaustufe zu gewinnen.
• Darüber hinaus lassen sich jetzt Prioritäten für weitere Prozessdigitalisierungen klarer festlegen.

Ausblick Success Manager

• Die Anforderungen an HR-Abteilungen werden in den nächsten Jahren eher zunehmen als abnehmen: Die Welt dreht sich immer schneller, Unternehmensstrategien ändern sich, neue HR-Herausforderungen entstehen, KI hält Einzug, die interne IT entwickelt sich weiter und gesetzliche Vorgaben wandeln sich.
• Sie möchten all dem kontinuierlich begegnen und gleichzeitig das Potenzial Ihrer HR-Lösung weit über die bei der initialen Implementierung erzielten Verbesserungen hinaus nutzen – mit laufenden Gewinnen bei Effizienz, Automatisierung, Komfort für Mitarbeitende und Transparenz für das Management.
• Einige Anbieter stellen dafür einen Success Manager zur Verfügung: einen vertrauten Experten, der auch nach dem Go-Live an Ihrer Seite bleibt, keinen vertrieblichen Hintergrund hat, gemeinsam mit Ihnen laufend neue Potenziale und Erweiterungen identifiziert und so den Nutzen Ihrer HR-Software stetig steigert. Idealerweise bleibt der Customer Success Manager langfristig Ihr direkte Ansprechpartner und Koordinator für den HR‑ und den IT‑Leiter.
• Ein dedizierter Success Manager ist deshalb kein nettes Extra, sondern ein strategischer Vorteil. Fragen Sie daher jeden Anbieter konkret: Wer begleitet uns kontinuierlich bei und nach der Implementierung – und ist das im Preis inbegriffen?
• Idealerweise kommt der Customer Success Manager direkt vom Hersteller. Ein kontinuierlicher direkter Draht zum Hersteller ist wertvoll.