Schritt 2 von 10 Best Practice HR-Software Evaluierung

Gewünschte Verbesserungen zusammentragen

Dies ist der wichtigste Schritt Ihrer Evaluierung. Hier entsteht der eigentliche Mehrwert Ihrer HR-Initiative: Sie tragen zusammen, welche konkreten Verbesserungen Sie sich wünschen – bewertet aus Sicht aller relevanten Zielgruppen im Unternehmen. Eine moderne HR-Lösung auf einer zeitgemäßen Business-Plattform kann rund 100 dieser Verbesserungen realisieren. Nicht jede Verbesserung ist für Sie gleich wichtig – deshalb priorisieren Sie hier jeden Punkt.

0 von 100 Verbesserungen bewertet 0 %

⚠ Warum dieser Schritt der wichtigste ist

Der Mehrwert einer neuen HR-Lösung entsteht nicht durch das Bauchgefühl Einzelner, sondern durch das systematische Zusammentragen konkreter Verbesserungen aus allen Blickwinkeln – HR, IT, Management, Mitarbeitende, CEO und CFO. Was hier nicht erfasst wird, fließt später nicht in die Bewertung der Anbieter ein. Nehmen Sie sich Zeit und beziehen Sie Ihr Evaluierungsteam aus Schritt 1 aktiv mit ein.

So bewerten Sie jeden Punkt

Muss-Verbesserung – ohne diese kommt keine Lösung infrage

Wichtig – deutliches Entscheidungskriterium

Nice-to-have – schön, aber nicht entscheidend

Nicht relevant – für uns aktuell kein Thema

HR-Abteilung

Entlastung, Automatisierung und strategische Gestaltungsmöglichkeiten

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Diese Verbesserungen betreffen die tägliche Arbeit der HR-Abteilung – vom Zeitgewinn durch Automatisierung bis zum Wandel vom Verwalter zum Gestalter.

1.Automatisierung von HR-Routineaufgaben über die gesamte Organisation, nicht nur innerhalb der HR-Abteilung

2.Automatisierungen selbst per Drag & Drop erstellen und jederzeit anpassen können

3.Spürbar höherer Automatisierungsgrad im Vergleich zu klassischen HR-Systemen bis zu 42 % höher

4.Prozesse, Formulare, Dashboards und Organisationsstruktur selbst anpassen – ohne Entwicklerteam

5.Änderungen wie eine neue Genehmigungsstufe in Minuten statt Wochen umsetzen

6.Ende von Change-Request-Warteschlangen bei der internen IT

7.Digitale Prozesse ohne IT-Insellösungen und Medienbrüche

8.Abteilungsübergreifender Datenaustausch ohne Integrationsprojekte

9.Wegfall von Mehrfacherfassungen und Excel-Wildwuchs – eine Single Source of Truth

10.KI-Funktionen sorgenfrei und datenschutzkonform im HR-Alltag nutzen

11.KI-basierter Self-Service-Chat beantwortet Mitarbeitendenanfragen rund um die Uhr

12.Schnellere, risikoärmere Einführung der neuen HR-Software bis zu 62 % schneller

13.Modularer Einstieg – Start mit einem Modul, schrittweise Erweiterung nach Bedarf

14.Dauerhafter persönlicher Ansprechpartner (Customer Success Manager) ohne Zusatzkosten

15.Stärkere Arbeitgebermarke durch moderne, innovative HR-Technologie

16.Klares Skill-Management entlang des gesamten Employee Life Cycle

17.Skill-Gaps sichtbar machen und strukturiert durch Weiterbildung schließen

18.Vorkonfigurierte Best-Practice-HR-Prozesse statt Prozesse von Grund auf entwickeln

19.Deutlich weniger Zeitaufwand für HR-Administration im Tagesgeschäft bis zu 81 % weniger

20.Mehr Zeit für strategische HR-Themen statt reiner Verwaltungsarbeit

21.Schnellere Time-to-Hire durch automatisierte Recruiting-Workflows

22.Bessere Candidate Experience und dadurch geringere Fluktuation im Recruiting

23.Zugriff auf praxiserprobte Best Practices aus vielen anderen Kundenimplementierungen

IT-Abteilung

Infrastruktur, Sicherheit, Kosten und technischer Betrieb

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Diese Verbesserungen betreffen den technischen Betrieb, die Sicherheit und die Kostenstruktur aus Sicht der IT-Abteilung.

1.Keine neue IT-Infrastruktur nötig – Nutzung der vorhandenen Microsoft-Umgebung

2.Keine zusätzlichen proprietären Tools oder Technologien erlernen müssen

3.Anpassungen und Erweiterungen mit vertrauten Microsoft-Werkzeugen umsetzen (Power Apps, Power Automate)

4.Zentrale, einheitliche Sicherheits- und Berechtigungsstruktur über Entra ID

5.Geringerer Wartungsaufwand durch Wegfall zusätzlicher Infrastruktur-Inseln

6.Schnellere technische Implementierung bis zu 62 % schneller

7.Geringere Projekt- und Beratungskosten bei der Einführung bis zu 72 % weniger

8.Reduzierte Integrationskosten zu ERP, Payroll und Drittsystemen bis zu 64 % weniger

9.Zugriff auf über 1.000 vorgefertigte Schnittstellen zu Drittsystemen

10.Zentrale Datenhaltung in einer einzigen Datenbank statt vieler IT-Inseln

11.Update-Sicherheit durch getrennte Layer-Architektur – eigene Anpassungen bleiben bei Updates erhalten

12.Volle Datensouveränität in einer dedizierten Cloud-Umgebung inkl. Wahl des Rechenzentrumsstandorts

13.KI-Funktionen wie Copilot und AI Builder nativ und sicher nutzen

14.Verfügbarkeit weltweiter zertifizierter Microsoft-Partner statt seltener Nischenspezialisten

15.Geringere IT-Gesamtkosten im Vergleich zu klassischen HR-Systemen bis zu 56 % weniger

16.Einheitliche Update- und Patch-Verwaltung über das Microsoft Admin Center

17.Reduzierung von Schatten-IT durch zentrale Cloud-Governance

Abteilungsleiter

Effizienz im Tagesgeschäft und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

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Diese Verbesserungen betreffen operative Führungskräfte, die HR-Aufgaben im Tagesgeschäft für ihr Team erledigen.

1.HR-Aufgaben direkt in Teams, Outlook und Dynamics erledigen – ohne Systemwechsel

2.Genehmigungen wie Urlaub oder Reisen direkt aus Teams oder Outlook heraus bearbeiten

3.Ein-Klick-Wechsel zwischen Abteilungsarbeit und HR-Self-Service

4.Zugriff auf Skills, Ressourcen und Verfügbarkeiten der eigenen Teammitglieder

5.Automatisierte Datenflüsse zwischen Abteilung und HR, z. B. Provisionen oder Projektdaten

6.Weniger Routinearbeit durch höhere Automatisierung bis zu 37 % weniger

7.Dashboards zu Fluktuation, offenen Stellen und Kennzahlen selbst anpassen

8.Eigene Anforderungen an Formulare und Workflows selbst umsetzen können

9.Schnellere Entscheidungswege durch Transparenz über Abteilungsgrenzen hinweg

10.KI-Unterstützung für Team- und Ressourcenplanung

11.Einheitliche Datenbasis statt Excel-Listen und Schatten-IT

12.Standortübergreifende Sichtbarkeit bei Reorganisationen und neuen Niederlassungen

13.Einfachere Nachfolgeplanung durch Zugriff auf die Skill-Daten des eigenen Teams

14.Höhere Zufriedenheit im Team durch reibungslose, integrierte Prozesse

Mitarbeitende

Komfort, Self-Service und Zufriedenheit im Arbeitsalltag

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Diese Verbesserungen betreffen die tägliche Erfahrung aller Mitarbeitenden mit HR-Prozessen.

1.HR-Aufgaben direkt in Teams, Outlook, OneDrive oder per Copilot erledigen

2.Keine zusätzliche App und kein zusätzliches Passwort notwendig

3.Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Genehmigungen direkt in Teams bearbeiten

4.Trainingstermine automatisch im vertrauten Outlook-Kalender

5.Self-Service-Anfragen per Sprachsteuerung über Copilot beantworten lassen

6.Zeiterfassung direkt in den gewohnten Microsoft-Apps

7.Automatisches Onboarding mit allen Terminen direkt im Kalender

8.Reise- und Spesenmanagement mit automatischer Berechnung und schnellerer Auszahlung

9.Transparenter Einblick in eigene Skills, Ziele, Trainings und Zertifikate

10.Klare Karrierepfade und Entwicklungsmöglichkeiten sichtbar machen

11.Weniger Routinearbeit und administrative Umwege bis zu 37 % weniger

12.Geringerer Schulungsaufwand durch eine bereits vertraute Oberfläche

13.Schnellere Reaktionszeiten bei Anfragen und Genehmigungen

14.Stolz auf einen modernen, digital fortschrittlichen Arbeitgeber

15.Mobiler Zugriff auf alle HR-Funktionen vom Smartphone aus

16.Weniger Frustration durch Wegfall von Medienbrüchen und Doppelerfassungen

17.Höhere Zufriedenheit durch spürbare Entlastung im Arbeitsalltag

CEO

Strategische Sicherheit, Innovationskraft und Arbeitgeberattraktivität

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Diese Verbesserungen betreffen die strategische Perspektive der Geschäftsführung auf die HR-Software-Entscheidung.

1.Strategische Investitionssicherheit durch eine zukunftsfeste Plattform (Microsoft Power Platform)

2.Keine neue IT-Insel, sondern Stärkung der bestehenden Unternehmensstrategie

3.Schnelle, risikoarme Einführung ohne umfangreiches Change-Management

4.Sofortiger und sicherer Zugang zu aktuellen und künftigen KI-Innovationen

5.Stärkere Wahrnehmung als moderner, innovativer Arbeitgeber

6.Verbesserte Mitarbeiterbindung durch spürbaren Komfortgewinn

7.Schnellere Reaktionsfähigkeit auf Marktveränderungen und Reorganisationen

8.Zentrale, konsistente Unternehmensdaten als Entscheidungsgrundlage

9.Geringeres Projektrisiko durch Best-Practice-Implementierung

10.Klare Wettbewerbsdifferenzierung im Kampf um Talente

11.Zukunftssichere Entscheidung für die nächsten 5–10 Jahre

12.Direkter Zugang zu einem persönlichen Ansprechpartner ohne Zusatzkosten

13.Belastbare Wirtschaftlichkeit, die sich gegenüber Gesellschaftern und Gremien vertreten lässt

CFO

TCO, ROI und wirtschaftliche Steuerung

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Diese Verbesserungen betreffen die wirtschaftliche Bewertung der Investition aus Sicht der Finanzleitung.

1.Return on Investment innerhalb von 6–12 Monaten statt 18–24 Monaten

2.Deutlich geringere Gesamtbetriebskosten – TCO bis zu 74 % niedriger

3.Geringere Implementierungskosten durch Nutzung vorhandener Microsoft-Lizenzen

4.Geringere IT-Kosten im laufenden Betrieb bis zu 56 % weniger

5.Reduzierte Projekt- und Beratungskosten bis zu 72 % weniger

6.Geringere Anpassungskosten durch interne Umsetzung ohne externe Berater bis zu 82 % weniger

7.Höherer Automatisierungsgrad senkt Personalkosten in der Administration bis zu 42 % höher

8.Transparente, nachvollziehbare Kostenstruktur ohne versteckte Folgekosten

9.Reduzierte Integrationskosten zu Payroll, ERP und Drittsystemen

10.Geringere Schulungskosten durch eine vertraute Benutzeroberfläche

11.Einheitliche Datenbasis für unternehmensweites, konsistentes Reporting

12.Bessere Nutzung bereits vorhandener Microsoft-Lizenzen – Aktivierung statt Neuinvestition

13.Skalierbare, modulare Einführung schont Budgets und vermeidet Großinvestitionen

14.Geringeres finanzielles Risiko durch bewährte Best-Practice-Implementierung

15.Belastbare Wirtschaftlichkeitsrechnung für Budgetfreigabe und Controlling

16.Bessere Planbarkeit und geringeres Kostenrisiko bei internationalen Standorten

Ihre gesammelten Verbesserungsziele im Überblick

Muss

Wichtig

Nice-to-have

Nicht relevant

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HR-Abteilung

0/17

IT-Abteilung

0/14

Abteilungsleiter

0/17

Mitarbeitende

0/13

CEO

0/16

CFO

Sie haben nun eine strukturierte Übersicht Ihrer wichtigsten Verbesserungsziele – aus Sicht aller relevanten Zielgruppen. Diese Liste ist die Grundlage für Schritt 3 (interne IT-Plattformstrategie) und Schritt 4 (Anbietervergleich). Je klarer Ihre „Muss"- und „Wichtig"-Punkte definiert sind, desto präziser können Sie Anbieter danach bewerten.

      Praxistipp: Fokussieren Sie sich in den nächsten Schritten zunächst auf Ihre „Muss-Verbesserungen". Diese entscheiden, welche Anbieter überhaupt in die engere Auswahl kommen. Die „Wichtig"-Punkte dienen danach zur Differenzierung zwischen den verbliebenen Kandidaten.
    

Nächster Schritt: Sobald die Verbesserungsziele mit Ihrem Team abgestimmt sind, geht es weiter mit Schritt 3 von 10: Interne IT-Plattformstrategie abfragen – um zu klären, ob eine Microsoft-integrierte Lösung wie Hubdrive HR für Sie infrage kommt.

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