Schritt 1 von 10 Best Practice HR-Software Evaluierung
Evaluierungsteam zusammenstellen
Die Qualität Ihrer Entscheidung steht und fällt mit der Zusammensetzung des Evaluierungsteams. Ein interdisziplinäres Team aus HR, IT und Management stellt sicher, dass fachliche Anforderungen, technische Rahmenbedingungen und strategische Ziele von Anfang an gemeinsam bewertet werden – und dass die am Ende getroffene Entscheidung von allen mitgetragen wird.
⚠ Warum dieser Schritt entscheidend ist
Teams ohne klare Rollenverteilung verlieren Zeit, stellen die falschen Fragen und treffen am Ende Entscheidungen, die nicht von allen getragen werden. Ein klar aufgestelltes Team ist die Voraussetzung für alle weiteren Schritte – und für eine Entscheidung, die fachlich trägt, technisch passt und strategisch überzeugt.
Pflichtmitglieder – immer dabei
Diese Rollen müssen verbindlich im Team vertreten sein
👩💼
Pflicht 0/9 ▾
Die HR-Leitung ist die treibende Kraft der Evaluierung. Sie kennt die Schmerzpunkte im Tagesgeschäft am besten und muss sicherstellen, dass die gewählte Lösung die realen Verbesserungen bringt – nicht nur auf dem Papier.
Person & Mandat
Name:
Realistisch kalkulieren: Evaluierungen, die „nebenbei" laufen, liefern schlechtere Entscheidungen.
Inhaltliche Vorbereitung
Z. B. „80 % weniger manuelle Zeiterfassung" statt „Zeiterfassung digitalisieren".
Verbesserungsziele – Hubdrive-Kontext
Bei Microsoft-Strategie: HR-Aufgaben direkt in Teams, Outlook und Copilot – ohne Systemwechsel.
Hubdrive-Hinweis: Die HR-Leitung profitiert bei Hubdrive HR von bis zu 81 % weniger Zeitaufwand in der HR-Administration – durch tiefe Integration in Microsoft 365 und höheren Automatisierungsgrad. Dieses Ziel sollte konkret in der Evaluierung nachgewiesen werden.
🖥️
Pflicht 0/9 ▾
Die IT-Abteilung entscheidet, ob eine HR-Lösung sich sauber in die bestehende Infrastruktur integriert – oder eine neue IT-Insel schafft. Ohne IT-Beteiligung entstehen Lösungen, die schwer zu betreiben, schwer abzusichern und teuer zu warten sind.
Person & Mandat
Name:
IT-Plattform & Strategie
Diese Plattformen sind die Basis für Schritt 3: Interne IT-Plattformstrategie abfragen.
Verbesserungsziele – Hubdrive-Kontext
Hubdrive: keine neue Infrastruktur, keine zusätzliche Middleware, keine proprietären Tools.
Hubdrive-Hinweis: Hubdrive HR basiert zu 100 % auf der Microsoft Power Platform. Für die IT bedeutet das: keine neuen Werkzeuge, keine proprietären Systeme, keine zusätzliche Infrastruktur – Sicherheit, Automatisierung und Customizing laufen über bekannte Microsoft-Tools.
🏢
Pflicht 0/6 ▾
Die Geschäftsführung muss nicht jeden Schritt begleiten – aber sie muss das Mandat geben, das Budget freigeben und am Ende die Entscheidung treffen oder bestätigen. Ohne klares Commitment der Führung versandeln viele Evaluierungen.
Commitment & Rahmenbedingungen
Verbesserungsziele – Hubdrive-Kontext
Hubdrive-Zahlen: ROI in 4–6 Monaten vs. 18–24 Monate, TCO bis zu 74 % geringer.
Hubdrive-Hinweis: Charles Lamanna, Corporate Vice President bei Microsoft, hat das langfristige Commitment zur Power Platform bestätigt – jener Plattform, auf der Hubdrive HR aufbaut. Für CEOs bedeutet das: höchste Investitionssicherheit, maximale Innovation, niedrigster TCO.
💹
Pflicht 0/5 ▾
Der CFO stellt sicher, dass die Entscheidung nicht nur fachlich und technisch, sondern auch wirtschaftlich tragfähig ist. Er bewertet TCO, ROI und Risikoaspekte – und gibt die finale Budget-Freigabe.
Person & Mandat
Name:
Verbesserungsziele – Hubdrive-Kontext
Hubdrive: bis zu 74 % geringere TCO, 62 % schnellere Einführung, ROI in 4–6 Monaten.
🎯
Pflicht 0/8 ▾
Der Projektleiter ist das Rückgrat der Evaluierung. Ohne eine klar benannte, mit Kapazität ausgestattete Person geht die Evaluierung im Tagesgeschäft unter. Der Projektleiter koordiniert alle Beteiligten, hält Entscheidungen fest und sorgt für strukturierten Fortschritt.
Person & Kapazität
Name:
Ehrlich kalkulieren: mindestens 30–40 % der Arbeitszeit in der aktiven Evaluierungsphase.
Aufgaben & Werkzeuge
Größere Unternehmen – zusätzliche Rollen
Ab ca. 250 Mitarbeitenden empfohlen, ab 500 Mitarbeitenden Pflicht
⚖️
Ab 250 MA 0/5 ▾
In Deutschland ist der Betriebsrat bei der Einführung einer neuen HR-Software mitbestimmungspflichtig. Wer ihn zu spät einbindet, riskiert Verzögerungen oder scheitert kurz vor der Entscheidung. Frühe Einbindung schafft Vertrauen und beschleunigt am Ende die Einführung.
Einbindung & Mandat
Ansprechpartner BR:
Achtung: Nicht alle HR-Lösungen erfüllen die Anforderungen – frühzeitige Klärung vermeidet späte Überraschungen.
Empfehlung: Muster-Betriebsvereinbarungen frühzeitig recherchieren und an eigene Anforderungen anpassen.
📋
Ab 500 MA 0/4 ▾
In größeren Unternehmen steuert der Einkauf Vergabeprozesse und Vertragsverhandlungen. Eine frühe Einbindung vermeidet, dass fachlich überzeugende Entscheidungen an internen Vergaberegeln scheitern.
Einbindung
Ansprechpartner:
Optionale Verstärkung
Empfohlen bei komplexeren Anforderungen oder fehlender interner Expertise
📊
Optional 0/4 ▾
1–2 Abteilungsleiter aus praxisrelevanten Bereichen (z. B. Vertrieb, Produktion, Projektmanagement) können wertvolle Praxisperspektive einbringen – insbesondere wenn abteilungsübergreifende Prozesse (Zeiterfassung, Abwesenheiten, Ressourcenplanung) digitalisiert werden sollen.
Einbindung
Hubdrive: Abteilungsleiter arbeiten direkt in Teams, Outlook und Dynamics – kein Systemwechsel für HR-Aufgaben.
🔒
Empfohlen 0/4 ▾
HR-Daten gehören zu den sensibelsten Daten eines Unternehmens. Der Datenschutzbeauftragte sollte frühzeitig eingebunden werden – nicht erst, wenn der Vertrag schon unterschriftsreif ist.
Einbindung
Name:
Hinweis: Datenschutzanforderungen in AT, CH, UK unterscheiden sich von Deutschland – prüfen Sie jeden Ländermarkt separat.
Teamorganisation & Arbeitsweise
Struktur, Kommunikation und gemeinsame Spielregeln
Kick-off & Struktur
Ihr Fortschritt – Schritt 1 im Überblick
0/9
HR-Leitung
0/9
IT-Leitung
0/6
CEO
0/5
CFO
0/8
Projektleiter
0/5
Betriebsrat
0/4
Einkauf
Ein vollständig aufgestelltes Team ist die Voraussetzung für eine strukturierte, belastbare Evaluierung. Wenn alle Pflichtmitglieder bestätigt und organisatorische Grundlagen gelegt sind, können Sie mit Schritt 2 beginnen.
Wichtigste Erkenntnis für Ihr Team: HR-Software-Evaluierungen scheitern nicht an fehlenden Features – sie scheitern an fehlenden Rollen, unklaren Mandaten und zu wenig Zeit. Wer hier sauber aufstellt, entscheidet am Ende schneller und mit mehr Überzeugung.