Diese Checkliste gilt für Unternehmen, die ausschließlich Mitarbeitende in Deutschland beschäftigen. Bei Mitarbeitenden in weiteren Ländern sind zusätzliche, länderspezifische Datenschutz- und Arbeitsrechtsanforderungen zu prüfen.
In Deutschland muss eine HR-Software eine ganze Reihe klar definierter Datenschutzanforderungen erfüllen, damit Sie sie rechtssicher einsetzen können. Diese Checkliste bündelt die zentralen Nachweispflichten aus DSGVO, BDSG und der Praxis der Betriebsratsmitbestimmung. Senden Sie sie an jeden potenziellen Anbieter – die Antworten sind eine wichtige Grundlage für Ihre Entscheidung in Schritt 8.
Ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis nützt wenig, wenn der Anbieter grundlegende Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen kann. Werden diese Punkte erst nach der Entscheidung geklärt, drohen Vertragsverzögerungen, Nachverhandlungen oder im schlimmsten Fall ein Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen. Klären Sie diese Fragen daher vor der finalen Anbieterauswahl – schriftlich und für alle Anbieter im gleichen Format.
Diese Übersicht zeigt, wie vollständig der Anbieter die zentralen deutschen und europäischen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen beantwortet und nachgewiesen hat. Fehlende oder ausweichende Antworten sollten Sie vor einer Entscheidung gezielt nachfragen – insbesondere bei den Muss-Anforderungen aus DSGVO und BDSG.
Hinweis: Diese Checkliste stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Aufgrund der häufigen Änderungen des deutschen und europäischen Rechts kann keine Garantie auf Vollständigkeit oder Aktualität übernommen werden. Lassen Sie die Antworten der Anbieter im Zweifelsfall durch eine fachkundige juristische Beratung prüfen.