Diese Checkliste gilt für Unternehmen mit Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz, in weiteren Ländern der Europäischen Union bzw. des EWR, im Vereinigten Königreich sowie in den USA. Sie berücksichtigt die DSGVO als EU-weit einheitliche Grundlage, das Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), die UK GDPR sowie das US-amerikanische Datenschutzrecht mit seinem uneinheitlichen, bundesstaatlichen Flickenteppich (u. a. CCPA/CPRA) und dem EU-US Data Privacy Framework für Datentransfers.
In Deutschland, Österreich, der Schweiz, dem Vereinigten Königreich, weiteren europäischen Ländern und den USA muss eine HR-Software eine ganze Reihe klar definierter Datenschutzanforderungen erfüllen, damit Sie sie rechtssicher einsetzen können. Diese Checkliste bündelt die zentralen Nachweispflichten aus der DSGVO als EU-weit unmittelbar geltender Verordnung, nationalen Umsetzungs- und Ergänzungsgesetzen (z. B. BDSG in Deutschland), dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), der UK GDPR, US-bundesstaatlichen Datenschutzgesetzen sowie der jeweiligen Praxis der Mitbestimmung bzw. Arbeitnehmervertretung. Senden Sie sie an jeden potenziellen Anbieter – die Antworten sind eine wichtige Grundlage für Ihre Entscheidung in Schritt 8.
Ein attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis nützt wenig, wenn der Anbieter grundlegende Datenschutz- oder Sicherheitsanforderungen nicht erfüllen kann. Werden diese Punkte erst nach der Entscheidung geklärt, drohen Vertragsverzögerungen, Nachverhandlungen oder im schlimmsten Fall ein Compliance-Risiko für Ihr Unternehmen. Klären Sie diese Fragen daher vor der finalen Anbieterauswahl – schriftlich und für alle Anbieter im gleichen Format.
Diese Übersicht zeigt, wie vollständig der Anbieter die zentralen deutschen, österreichischen, schweizerischen, britischen, europäischen und US-amerikanischen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen beantwortet und nachgewiesen hat. Fehlende oder ausweichende Antworten sollten Sie vor einer Entscheidung gezielt nachfragen – insbesondere bei den Muss-Anforderungen aus DSGVO, nationalen Umsetzungsgesetzen (z. B. BDSG, ArbVG), dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG), der UK GDPR und den relevanten US-bundesstaatlichen Datenschutzgesetzen.
Hinweis: Diese Checkliste stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Aufgrund der häufigen Änderungen des deutschen, österreichischen, schweizerischen, britischen, US-amerikanischen und europäischen Rechts kann keine Garantie auf Vollständigkeit oder Aktualität übernommen werden. Insbesondere das US-Datenschutzrecht verändert sich derzeit schnell, da immer weitere Bundesstaaten eigene Gesetze erlassen. Lassen Sie die Antworten der Anbieter im Zweifelsfall durch eine fachkundige juristische Beratung in jedem betroffenen Land bzw. Bundesstaat prüfen.