HR Management für Microsoft Dynamics 365
Bewerbungen landen automatisch im System
Bewirbt sich ein Kandidat über Ihr Recruiting-Portal oder ein verknüpftes Jobportal, legt Hubdrive Bewerber und Bewerbung automatisch an – inklusive Lebenslauf und Anhängen. Auch ein generisches Bewerbungspostfach lässt sich so einrichten, dass aus eingehenden E-Mails automatisch Bewerber- und Bewerbungsdatensätze entstehen. Nur postalische Bewerbungen erfassen Sie manuell und bestätigen dabei die Einwilligung zur Datenspeicherung. Jede neue Bewerbung startet im Statusgrund „1: Neu“ und ist sofort dem richtigen Stellenangebot zugeordnet. Mehrfaches Erfassen derselben Daten entfällt damit.
Tutorial: Bewerberdatensatz anlegen
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CV-Parsing mit Textkernel oder Copilot
Statt Daten abzutippen, lassen Sie den Lebenslauf automatisch auslesen. Mit einer Textkernel-Lizenz übernimmt „Lebenslauf parsen“ die wichtigsten Informationen direkt in den Bewerberdatensatz. Alternativ nutzen Sie das KI-gestützte CV-Parsing mit Microsoft Copilot: Ein Klick auf „AI CV-Parsing“ überträgt Name, Kontaktdaten und bisherige Stationen aus PDF- oder Bilddateien in die HR-Lösung. Da KI-Ergebnisse fehlerhaft sein können, prüfen Sie die übernommenen Angaben kurz. Voraussetzung für Copilot sind eine Power Automate Premium-Lizenz und AI Builder-Credits. Die Daten stehen sofort für die weitere Beurteilung bereit.
Tutorial: CV Parsing mit Copilot AI
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Bewerber und Bewerbungen getrennt verwalten
In Hubdrive ist jede Bewerbung ein eigener Datensatz, unabhängig vom Bewerberprofil. Bewirbt sich eine Person auf mehrere Stellen, hängen alle Bewerbungen am selben Bewerber – jede mit eigenem Prozessschritt, eigener Beurteilung und eigener Kommunikation. So sehen Sie auf einen Blick, wofür sich jemand bereits beworben hat, und jedes Stellenangebot behält trotzdem seinen eigenen Auswahlprozess. Wird ein Bewerber aus Datenschutzgründen anonymisiert, bleibt die Prozesshistorie erhalten. Ihre Recruiting-Auswertungen bleiben dadurch vollständig. HR behält so jederzeit den Überblick.
Tutorial: Bewerberdatensatz anlegen
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Beurteilung durch HR und Vorgesetzten
Jede Bewerbung durchläuft einen geführten Prozess vom Statusgrund „Neu“ bis zur „Vertragsverhandlung“. Nach Sichtung der Unterlagen geben Sie in der „Initialen Beurteilung“ Ihre Einschätzung ab und schicken die Bewerbung weiter. Im Schritt „Feedback Vorgesetzter“ wird die Führungskraft automatisch benachrichtigt und gibt ihre Rückmeldung direkt in der Bewerbung. Anschließend laden Sie geeignete Kandidaten zum ersten und bei Bedarf zu einem zweiten Interview ein. Eine Absage ist in jedem Schritt möglich, und die gesamte Kommunikation ist in der Zeitachse der Bewerbung nachvollziehbar.
Tutorial: Beurteilung durch HR und Vorgesetzten
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Fähigkeitenbewertung mit Soll-Ist-Abgleich
Sobald eine Bewerbung mit einer Stellenbeschreibung verknüpft ist, vergleicht Hubdrive automatisch die geforderten Fähigkeitsstufen mit den tatsächlichen Fähigkeiten des Bewerbers. In der Bewerbung sehen Sie im Bereich „Bewertung der Fähigkeiten“ auf einen Blick, wo jemand die Anforderungen erfüllt oder übertrifft und wo Lücken bestehen. Bewerber können ihre Fähigkeiten im Recruiting-Portal selbst einschätzen; diese Angaben werden automatisch übertragen. HR ergänzt die Bewertung aus Unterlagen und Gesprächen. Geeignete Kandidaten erkennen Sie so deutlich schneller.
Tutorial: Fähigkeiten des Bewerbers bewerten
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Feedback des Recruiting Teams
Mitglieder des Recruiting Teams erhalten automatisch Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen der Stellenangebote, denen sie zugeordnet sind, und werden über neue Bewerbungen per E-Mail informiert. Ihr Feedback zu den Interviews geben sie bequem in den Self-Services ab: Mitarbeiter über „HR HUB Employee Self-Services“, Führungskräfte über „HR HUB Manager Self-Services“ unter „Recruiting Team Feedbacks“. HR sieht alle Rückmeldungen gesammelt in der Bewerbung im Bereich „Recruiting Team“. So fließen alle Einschätzungen strukturiert in die Entscheidung ein.
Tutorial: Recruiting Team Feedback
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Bewerberpool und DSGVO
Passt ein guter Kandidat aktuell nicht, übernehmen Sie ihn mit der finalen Entscheidung „Bewerberpool“ in Ihren Talentpool – dort bleibt er für die Talentsuche auffindbar. Damit das DSGVO-konform bleibt, fragt Hubdrive Bewerber im Pool alle drei Monate automatisch per E-Mail, ob sie weiterhin gespeichert bleiben möchten. Wünscht ein Bewerber die Löschung, werden seine Daten anonymisiert. Da alle Unterlagen zentral an einem Ort liegen, erfüllen Sie auch Anfragen zu Auskunft, Korrektur oder Widerspruch ohne Suche in Postfächern.
Tutorial: Datenschutz (DSVGO) in Hubdrive
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Bewerbungsqualität messen
Hubdrive misst die Qualität Ihrer Bewerbungen automatisch in drei Kategorien. Jede neue Bewerbung zählt als RRA („Recruiting Received Application“), mit der Phase „2: Initiale Beurteilung“ wird sie zur RAA („Recruiting Accepted Application“) und mit dem Status „4: Erstes Interview“ zur RQA („Recruiting Qualified Application“). Im Stellenangebot sehen Sie die Zusammenfassung aller zugehörigen Bewerbungen und können im Feld „Benötigte RAA“ Ihren Bedarf schätzen. So erkennen Sie früh, ob eine Ausschreibung genug passende Bewerbungen liefert.
Tutorial: Messung der Bewerbungsqualität
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