HR Management für Microsoft Dynamics 365
Automatische Eingangsbestätigung
Jeder Bewerber erfährt sofort, dass seine Unterlagen angekommen sind. Ein mitgelieferter Workflow versendet automatisch eine Eingangsbestätigung, sobald eine Bewerbung mit E-Mail-Adresse im System eingeht. Absender und Text der Nachricht passen Ihre Administratoren einmalig an – etwa auf ein generisches Recruiting-Postfach und Ihren Unternehmenston. Weitere Workflows informieren bei Bedarf automatisch Vorgesetzte oder Bewerber zu späteren Schritten. So wirkt Ihre Kommunikation professionell, ohne dass HR jede Nachricht selbst schreiben muss. Auch Ihr Arbeitgeberimage profitiert davon.
Tutorial: Automatische E-Mail-Antwort konfigurieren
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Gesamte Kommunikation in der Zeitachse
Alle Nachrichten, Einladungen und Dokumente rund um eine Bewerbung laufen in ihrer Zeitachse zusammen. E-Mails an den Bewerber schreiben Sie direkt aus der Bewerbung heraus, und die gesamte Kommunikation ist dort dokumentiert. So sieht jeder Beteiligte den aktuellen Stand, ohne in persönlichen Postfächern suchen zu müssen. Bei einer Vertretung oder Übergabe geht keine Information verloren, und HR behält die vollständige Historie jedes Kontakts im Blick. Auch Notizen und Feedback sind dort chronologisch abgelegt.
Tutorial: Beurteilung durch HR und Vorgesetzten
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DSGVO-konform kommunizieren mit Outlook
Werden Lebensläufe per E-Mail durch das Unternehmen geschickt, liegen personenbezogene Daten schnell in vielen Postfächern – und müssen dort bei einer Absage einzeln gelöscht werden. Mit der Outlook-Integration von Hubdrive versenden Sie stattdessen Links auf den Bewerbungsdatensatz. Wer laut Berechtigungskonzept Zugriff hat, öffnet die Unterlagen direkt im System; alle anderen sehen nichts. Daten werden an einer zentralen Stelle verwaltet, geändert und gelöscht, und Ihre Kommunikation bleibt DSGVO-konform. Das schützt Bewerber und entlastet HR gleichermaßen.
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Interviewrunden und Termine mit Outlook
Wer an welchem Gespräch teilnimmt, ist schon im Stellenangebot festgelegt: Jedes Recruiting-Team-Mitglied ist einer Interviewrunde zugeordnet. Für die Terminabstimmung nutzen Sie die Integration in Microsoft 365 – Kalender koordinieren und Termine festlegen, ohne die gewohnte Outlook-Umgebung zu verlassen. Die Einladung an den Bewerber versenden Sie aus der Zeitachse der Bewerbung, sodass sie dort dokumentiert ist. Nach dem Gespräch geben die Teilnehmer ihr Feedback direkt zur jeweiligen Interviewrunde ab. So behalten alle Beteiligten ihre Termine im gewohnten Kalender.
Tutorial: Recruiting Team Feedback
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Online-Interviews mit Microsoft Teams
Starten Sie Videogespräche mit Bewerbern direkt über Microsoft Teams – vom PC, Notebook oder Tablet. Für ein erstes Kennenlernen genügt ein kurzer Termin, und Reisekosten für Bewerber entfallen weitgehend. Die Abteilungsleitung schalten Sie einfach dazu, und Bewerbungsunterlagen lassen sich im Gespräch live teilen. Auch internationale Bewerbungsrunden führen Sie so ohne Reiseaufwand durch. Aussagekräftige Mitschnitte leiten Sie bei Bedarf an die Vorgesetzten weiter. Ganz nebenbei zeigen Sie Bewerbern, wie modern in Ihrem Unternehmen gearbeitet wird.
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Gesprächsnotizen mit Facilitator in Teams
Während des Interviews konzentrieren Sie sich auf den Bewerber, nicht auf Ihre Notizen. Der Facilitator in Microsoft Teams hält die wichtigsten Punkte des Gesprächs KI-gestützt in Echtzeit in Gesprächsnotizen fest. Alle Teilnehmer greifen auf dieselben Notizen zu, sodass Eindrücke aus verschiedenen Interviewrunden vergleichbar bleiben. Das Feedback des Recruiting Teams stützt sich damit auf dieselbe Grundlage, und Ihre Einstellungsentscheidung bleibt jederzeit nachvollziehbar. Voraussetzung ist eine Lizenz für Microsoft 365 Copilot; Ihre Teilnehmer sehen die Notizen auch ohne eigene Lizenz.
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Automatisierte Absagen
Absagen gehören zum Recruiting – aufwendig müssen sie nicht sein. Lehnen Sie eine Bewerbung ab, versendet Hubdrive nach einer definierten Wartezeit automatisch das Absageschreiben an den Bewerber. Hat dieselbe Person noch weitere offene Bewerbungen, geht stattdessen ein Hinweis an den HR-Manager, damit niemand versehentlich eine Absage für alle Stellen erhält. Eine Absage ist in jedem Prozessschritt möglich, und auch bei einer finalen Entscheidung „Vom Unternehmen abgelehnt“ oder „Bewerber hat zurückgezogen“ wird der Besitzer der Bewerbung informiert.
Tutorial: Workflows für E-Mails und Aufgaben
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