HR Management für Microsoft Dynamics 365
Stellenbeschreibungen als Fundament
Grundlage jeder Vakanz ist die Stellenbeschreibung, die Sie im HR HUB unter Recruiting zentral anlegen und pflegen. Neben Name, Berufserfahrung, Job-Ebene und Abteilung hinterlegen Sie die „Einzelheiten zur Beschäftigung“ wie Vertragsart und wöchentliche Arbeitszeit sowie die erforderlichen Fähigkeitsstufen. Je detaillierter die Stellenbeschreibung ist, desto mehr Angaben übernimmt das System später automatisch in das Stellenangebot und die Stellenanzeige. Im Bereich „Offene Stellen“ sehen Sie zudem direkt, welche Stellenangebote auf dieser Stellenbeschreibung basieren und in welchem Prozessschritt sie sich befinden.
Tutorial: Stellenbeschreibung erstellen
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Stellenanforderung mit Gehaltsrahmen
Ein neuer Personalbedarf wird im System als Stellenangebot im Prozessschritt „Beantragt“ erfasst. Mit der Option „Basierend auf Stellenbeschreibung“ übernehmen Sie eine vorhandene Stellenbeschreibung und ergänzen Position, Abteilung, die „Anzahl“ der zu besetzenden Stellen und die „Priorität“. Den Gehaltsrahmen der Stelle hinterlegen Sie in der Stellenbeschreibung im Bereich „Schlüsselfakten & Finanzen“ – mit „Gehalt min.“, „Gehalt max.“, durchschnittlichem Gehalt und Währung. So liegen HR und den verantwortlichen Vorgesetzten bereits bei der Anforderung alle Eckdaten für die spätere Genehmigung vor.
Tutorial: Stellenangebot erstellen
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Genehmigung in klaren Prozessschritten
Jedes Stellenangebot durchläuft einen geführten Geschäftsprozess mit den Prozessschritten „Beantragt“, „Anreicherung“, „Genehmigung“ und „Veröffentlichung“. In der Anreicherung vervollständigt HR die Angaben – welche Felder Pflicht sind, passt sich automatisch dem jeweiligen Prozessschritt an. Mit dem Wechsel in die Genehmigung wird der Vorgesetzte benachrichtigt; erst nach seiner Genehmigung wechselt das Stellenangebot in die Veröffentlichung. Die Prozessleiste zeigt jederzeit, wo eine Stelle steht und wie lange sie bereits aktiv ist.
Tutorial: Stellenangebot zur Genehmigung senden
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Stellenanzeige aus der Vorlage
Aus der Stellenbeschreibung entsteht ohne Doppelerfassung die Stellenanzeige des Stellenangebots. Aufgaben, Qualifikationen und Ihr Angebot werden übernommen und lassen sich im Reiter „Stellenanzeige“ gezielt für die jeweilige Vakanz anpassen. In der „Druckvorschau“ prüfen Sie das Ergebnis vor der Veröffentlichung, und mit Word-Vorlagen bringen Sie die Anzeige bei Bedarf in Ihr Corporate Design – etwa als Aushang. So bleibt jede Ausschreibung einheitlich, auch wenn viele Abteilungen parallel Stellen besetzen.
Tutorial: Stellenangebot erstellen
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Anforderungsprofil über Fähigkeitsstufen
Welche Kompetenzen eine Stelle verlangt, legen Sie über Fähigkeitsstufen direkt in der Stellenbeschreibung fest. Für jede Fähigkeit bestimmen Sie die „Erforderliche Einstufung“ – unterschieden nach Typ wie fachliche Fähigkeit, Sozialkompetenz oder Sprachfähigkeit. Grundlage ist ein zentral gepflegter Fähigkeitenkatalog mit frei definierbaren Bewertungsstufen, etwa nach dem Europäischen Referenzrahmen für Sprachen. Die verknüpften Fähigkeitsstufen werden in das Stellenangebot übernommen und dienen später als Maßstab für die Fähigkeitenbewertung der Bewerber.
Tutorial: Fähigkeiten im System hinterlegen
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Talentsuche vor der Ausschreibung
Bevor Sie extern ausschreiben, prüft die Talentsuche, ob passende Kandidaten bereits bekannt sind. Sie verknüpfen die Suche mit einer Stellenbeschreibung, legen fest, ob Bewerber, Mitarbeiter oder beide durchsucht werden, und ergänzen Kriterien wie Fähigkeitsstufen, Zertifizierungen, Mindestjahre der Beschäftigung oder eine Freitextsuche. Im Bereich „Erweitert“ gewichten Sie die Kriterien, und die Suchergebnisse werden nach ihrer Gesamtbewertung sortiert. Als wiederkehrende Suche läuft die Talentsuche weiter und informiert Sie automatisch per E-Mail, sobald neue Treffer vorliegen.
Tutorial: Talentsuche-Funktion nutzen
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Recruiting Team festlegen
Schon beim Anlegen des Stellenangebots bestimmen Sie, wer am Auswahlprozess beteiligt ist. Mit der Option „Recruiting Team aktivieren“ ordnen Sie der Vakanz Recruiting Team Mitglieder zu und legen für jedes Mitglied die Interviewrunde fest, an der es teilnimmt. So ist bereits vor der Veröffentlichung klar, wer Bewerbungen beurteilt und Feedback gibt. Das Feedback des Recruiting Teams fließt im weiteren Verlauf direkt in die jeweilige Bewerbung ein und ist für HR jederzeit nachvollziehbar.
Tutorial: Recruiting Team Feedback
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Transparenz über alle Vakanzen
Das Interaktive Recruiting Dashboard zeigt in Echtzeit, wie sich Bewerbungen auf Stellenangebote und Status verteilen, und gibt einen ersten Überblick über die genutzten Bewerbungskanäle. In jedem Stellenangebot visualisiert der Personalstatus den Bewerbungslebenszyklus vom Eingang bis zur Vertragsverhandlung. Kennzahlen zur Qualität der Bewerbungen – RRA, RAA und RQA – machen sichtbar, wie gut die eingehenden Bewerbungen zur ausgeschriebenen Stelle passen. Alle Diagramme lassen sich filtern und per Drill-down bis auf den einzelnen Datensatz aufklappen.
Tutorial: Messung der Bewerbungsqualität
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