proCONTRACTS ist eine nahtlos in Microsoft Dynamics 365 CRM integrierbare Vertrags-Lifecycle-Management-Lösung (CLM), mit der Vertragsprozesse vollständig digitalisiert und gleichzeitig Redundanzen sowie aufwendiges Handling beim Finden von Vertragsdaten vermieden werden. Dank der hohen Konfigurier- und Anpassbarkeit können kundenspezifische, komplexe Vertragsabläufe und -prozesse von Unternehmen jeder Branche abgebildet werden. Daten und Dokumente können ohne zusätzliche Schnittstellen oder Drittsysteme für Anwendungsszenarien rund um HR- und Vertragsmanagement effizient und sicher bereitgestellt werden.

Diese konkreten Probleme löst proCONTRACTS

Hubdrive HR for Dynamics bündelt bereits alle Mitarbeiterdaten, doch Verträge liegen oft noch in Excel, Ordnern oder E‑Mails. proCONTRACTS ergänzt Hubdrive HR nahtlos in derselben Microsoft‑Umgebung: Arbeits‑ und Mitarbeiterverträge werden zentral verwaltet, mit einheitlichen Vorlagen erstellt, automatisiert geprüft und genehmigt sowie über Fristen‑Monitoring und Reporting transparent gemacht. So entsteht ein durchgängiger HR‑ und Vertragsprozess ohne Medienbrüche. proCONTRACTS löst die Herausforderungen indem es:

• Verträge und Fristen zentral speichert und verwaltbar macht
• Routineaufgaben automatisiert
• Risikoquellen wie Fristversäumnisse und Compliance-Lücken minimiert

All diese Aspekte – und viele weitere – reduzieren Kosten, manuelle Fehler, operative Risiken und Arbeitsaufwand, während gleichzeitig Effizienz und Kontrolle steigen.

Für die HR-Abteilung
• Problem: Arbeitsverträge sind über Ordner, E‑Mails und Excel verteilt, Erstellen und Prüfen dauert lange.
• Lösung: proCONTRACTS direkt in Hubdrive HR for Dynamics wählt eine geprüfte Vorlage, beantwortet einen Fragebogen und lässt Vertrag, Genehmigungs‑Workflow und Fristen automatisch anlegen.
• Ergebnis: Mindestens 20 % weniger Zeitaufwand für Erstellung, Suche und Auswertung von Verträgen

Für Führungskräfte
• Problem: Verpasste Fristen und manuelle Prüfungen verursachen unnötige Kosten.
• Lösung: proCONTRACTS legt zu jedem Vertrag überwachte Kündigungs‑ und Verlängerungsfristen an, erzeugt Erinnerungen in Dynamics und stellt Dashboards mit Budget‑, Risiko‑ und Laufzeitkennzahlen bereit.
• Ergebnis: Weniger Vertragsstrafen, keine stillen Verlängerungen mehr und transparente Einsparpotenziale im Portfolio.

Für Mitarbeiter
• Problem: Unklare Zuständigkeiten und Medienbrüche erschweren die tägliche Arbeit.
• Lösung: Mitarbeiter arbeiten in einer Oberfläche: Sie stoßen Vertragsanforderungen an, kommentieren Entwürfe, geben digital frei und sehen jede Version inklusive Änderungsprotokoll direkt in Dynamics.
• Ergebnis: Spürbar höherer Arbeitskomfort, weniger Nachfragen und bis zu 20 % weniger Zeit für Abstimmung und Administration.

Technische Details

proCONTRACTS erweitert Hubdrive HR technisch als zusätzliche Power Platform-App über das gemeinsame genutzte Microsoft Dataverse. Virtual Tables ermöglichen einen bidirektionalen Echtzeit-Datenaustausch, standardisierte Konnektoren minimieren den Aufwand für IT-Administratoren. Kein Custom-Code ist nötig, das Deployment erfolgt über den Microsoft Marketplace, gefolgt von der Konfiguration von Security Roles und Business Process Flows im bestehenden Environment. Die IT profitiert von einheitlicher Governance, reduzierten Support-Kosten (bis zu 54 % weniger) und nahezu unbegrenzter Skalierbarkeit.

Auszug Referenzliste

Heineken Germany, EMS, DVGW, MunichRE, Hempel, ACS, Augustinum, BerGenBio

Das sagen Kunden

"Ich öffne proCONTRACTS, sehe alles, was ich brauche, unterzeichne und klicke auf Weiterleiten – und fertig. Es gibt keine E-Mails, keine künstlichen Ordnerstrukturen und kein lokales Speichern mehr. Wir haben alles in einer Datenbank. Zudem laufen alle Prozesse – auch die in der Kommunikation – automatisiert ab."

Philip Stern,
Regional Sales Manager bei Heineken