FaceClock ist eine KI-gestützte Zeiterfassungslösung für Hubdrive HR Management für Dynamics 365. Mitarbeitende erfassen Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende per Gesichtserkennung – schnell, unkompliziert und mit einem hohen Maß an Sicherheit.

FaceClock basiert auf der Microsoft Power Platform, Azure AI und Dataverse und läuft vollständig innerhalb des Microsoft-365- und Azure-Tenants des Kunden. Die Anwesenheits- und Arbeitszeitdaten verbleiben damit in der eigenen IT-Umgebung des Unternehmens und unterliegen den Sicherheits-, Governance- und Compliance-Standards von Microsoft.

Zeiteinträge werden unmittelbar in Dataverse erfasst und direkt mit dem jeweiligen Mitarbeiterdatensatz in Hubdrive verknüpft. Dadurch stehen die Arbeitszeitdaten sofort für Genehmigungsprozesse in Hubdrive HR, die Berechnung von Überstunden, Auswertungen und die Lohn- und Gehaltsabrechnung zur Verfügung.

AI FaceClock eignet sich besonders für Schichtbetriebe und Teams im operativen Einsatz, deren Mitarbeitende nicht über individuelle Logins oder eigene Geräte verfügen. Die Lösung kann kostengünstig über ein fest installiertes Tablet an der Wand genutzt werden oder – für mobile Teams im Außeneinsatz, etwa in der Landwirtschaft – über das Smartphone einer Führungskraft.

Diese konkreten Probleme löst FaceClock

Viele Unternehmen setzen nach wie vor auf Chipkarten, PIN-Codes, manuelle Zeiterfassungsterminals oder Stundenzettel auf Papier. Diese Methoden sind langsam, leicht manipulierbar und bei mehreren Standorten nur schwer effizient zu verwalten.

Hubdrive HR bietet standardmäßig eine Zeiterfassung, setzt dafür jedoch in der Regel voraus, dass Mitarbeitende über einen eigenen Zugang und eine entsprechende Lizenz verfügen. Die Unterstützung für gemeinsam genutzte Zeiterfassungsgeräte ist dagegen begrenzt. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten bei Mitarbeitenden im Außendienst oder in mobilen Teams kann eine Herausforderung darstellen.

FaceClock löst dieses Problem durch eine Zeiterfassung per Gesichtserkennung über gemeinsam genutzte Tablets oder das Smartphone einer Teamleitung – für eine sichere Zeiterfassung ohne individuellen Login, vollständig in Hubdrive HR integriert.

Vorteile für HR-Abteilungen
• Problem: Herkömmliche Zeiterfassung dauert 10–20 Sekunden pro Buchung. Bei 500 Mitarbeitenden und zwei Buchungen pro Tag entsteht bei jedem Schichtwechsel ein erheblicher Zeitverlust.
• Lösung: FaceClock reduziert die Erfassungszeit auf ca. 5 Sekunden. Die Daten werden automatisch in Dataverse erfasst und stehen für Hubdrive HR Reporting und Genehmigungen bereit.
• Ergebnis: 10 Sekunden Zeitersparnis pro Buchung entsprechen rund 28 Stunden weniger Aufwand pro Monat beim Schichtwechsel. Bei 500 Mitarbeitenden sind damit konservativ 150–250 Stunden pro Jahr an administrativem Aufwand einsparbar.

Vorteile für das C-Level
• Problem: Herkömmliche Zeiterfassung verursacht laufende Kosten für Ausweiserstellung, Kartenersatz und die Verwaltung von Terminals.
• Lösung: FaceClocking reduziert diese Kosten, da Ausweiserstellung, Kartenersatz und Terminalverwaltung entfallen. Gleichzeitig verhindert es „Buddy Punching“ und reduziert Lohnverluste.
• Ergebnis: Bereits 1 % weniger Überzahlungen kann bei 500 Mitarbeitenden jährlich Einsparungen im fünfstelligen Bereich bedeuten. Die genaue Erfassung am Ursprung reduziert zudem den Aufwand für HR und Payroll bei Korrekturen, Klärungen und dem Abgleich von Stundenzetteln.

Vorteile für IT-Abteilungen
• Problem: Viele Zeiterfassungslösungen speichern biometrische Daten in Drittsystemen außerhalb der eigenen Kontrolle und schaffen dadurch eine Abhängigkeit von einem Auftragsverarbeiter.
• Lösung: FaceClock läuft vollständig im Microsoft-365- und Azure-Tenant des Kunden und basiert auf Dataverse, Power Platform und Azure AI Face – ohne externe Datenbanken oder Drittanbieter-Konnektoren.
• Ergebnis: Biometrische und Anwesenheitsdaten bleiben im eigenen Tenant. Das Unternehmen behält die volle Kontrolle, Nachvollziehbarkeit und Governance über die Mitarbeiterdaten – standardmäßig nach Microsoft-Sicherheitsstandards.

Auf einen Blick

Technische Details

FaceClock ist als native Power App auf Basis von Microsoft Dataverse entwickelt. Zeiterfassungsereignisse werden direkt in dieselbe Dataverse-Umgebung geschrieben, die auch von Hubdrive HR genutzt wird. Dadurch stehen die Anwesenheitsdaten unmittelbar für Time-&-Attendance-Regeln, Genehmigungen, Dashboards, Analysen und Payroll-Workflows zur Verfügung – ganz ohne Drittanbieter-Konnektoren oder zusätzliche Integrationen. Keine doppelten Datenbanken. Keine externen Synchronisationssysteme. Vollständig integriert.

Installation in 4 Schritten

Azure AI Face Service bereitstellen: Azure AI Face im Azure-Tenant des Kunden bereitstellen und konfigurieren, die erforderlichen Schlüssel und Endpunkte generieren und geeignete Sicherheitsmaßnahmen anwenden.

Managed Solution importieren: Das FaceClock Managed-Solution-Paket über das Power Platform Admin Center in die Ziel-Dataverse-Umgebung importieren.

Configure Environment Settings: Enter Azure AI credentials, validate API connectivity

Umgebungseinstellungen konfigurieren: Azure-AI-Zugangsdaten hinterlegen und die API-Verbindung überprüfen.