DocuSign eSignature für Hubdrive HR ergänzt die Erweiterung Digital Personnel File & Documents um durchgängig digitale Signaturprozesse innerhalb von Microsoft Dynamics 365. HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeitende erstellen, versenden und unterzeichnen Verträge und HR-Dokumente direkt aus der digitalen Personalakte, ohne Medienbrüche oder Systemwechsel.

Alle relevanten Personaldokumente – z.B. Arbeitsverträge, Zusatzvereinbarungen, Zielvereinbarungen, Zeugnisse oder Datenschutz-Erklärungen – werden wie gewohnt in Hubdrive erstellt und in der digitalen Personalakte abgelegt. DocuSign ergänzt diesen Prozess um sichere, nachverfolgbare eSignaturen mit vollständiger Audit-Historie, Erinnerungen und Status-Tracking in Echtzeit. Dadurch wird aus der digitalen Personalakte ein zentraler End-to-End-Prozess von der Dokumenterstellung bis zur unterschriebenen Ablage im HR-DMS.

Diese konkreten Probleme löst DocuSign

• Papierbasierte Unterschriften und manuelle Scan-/Upload-Prozesse bremsen HR und sind fehleranfällig.
• Mehrstufige Genehmigungen (HR, Führungskraft, Mitarbeiter, ggf. Betriebsrat) sind schwer nachzuverfolgen, wenn sie per E-Mail oder Papier laufen, das kostet viel Zeit für die Abteilung.
• Ohne integrierte eSignatur ist die digitale Personalakte in Hubdrive HR an der Stelle „rechtssichere Unterschrift“ unterbrochen
  

 

Für die HR-Abteilung
• Problem: Verträge manuell erstellen, versenden, nachverfolgen und ablegen – Unterschriften per E-Mail, Papier oder verteilten Systemen kosten das HR-Team unnötig Zeit.
• Lösung: DocuSign eSignature automatisiert Versand, Erinnerungen und Ablage – HR versendet Dokumente digital und verfolgt den Status in Echtzeit.
• Ergebnis: Laut DocuSign werden 80 % der Vereinbarungen innerhalb eines Tages und 44 % in unter 15 Minuten unterzeichnet – Kunden berichten von 25–50 % weniger Zeitaufwand.

Für Führungskräfte
• Problem: Papierbasierte Unterschriften verursachen direkte Kosten für Druck, Versand und Lagerung von Dokumenten sowie versteckte Kosten durch manuelle Bearbeitung und Fehler in Verträgen.
• Lösung: DocuSign ersetzt Papier durch digitale Abläufe – spart Druck-, Versand- und Archivierungskosten und reduziert fehlerhafte oder unvollständige Dokumente.
• Ergebnis: DocuSign beziffert die Einsparung auf rund 33 € pro Dokument in Europa – weitere Analysen berichten 50 % weniger Hartkosten.

Für Mitarbeiter
• Problem:   Ausdrucken, unterschreiben, scannen, zurückschicken – unflexibel, fehleranfällig und verzögernd für Mitarbeitende und externe Unterzeichner.
• Lösung: Unterzeichner unterschreiben Verträge und HR-Formulare digital – auf Desktop, Tablet oder Smartphone, von überall.
• Ergebnis: Geführte Web- und Mobile-Oberfläche, Signaturen in Minuten – ein Großteil der Vereinbarungen laut DocuSign in unter 15 Minuten abgeschlossen.

Für IT
• Problem: IT‑Abteilungen müssen sicherstellen, dass elektronische Signaturen strenge Sicherheits‑, Datenschutz‑ und Compliance‑Anforderungen erfüllen und dass Signaturprozesse nachvollziehbar und auditierbar sind.
• Lösung: DocuSign bietet Verschlüsselung, Audit-Trails, Rollen- und Rechtekonzepte sowie automatische Erinnerungen – Signaturprozesse standardisiert und sicher.
• Ergebnis: ISO 27001/27017/27018 und SOC-1/2-zertifiziert – DocuSign erfüllt internationale Sicherheits- und Compliance-Standards mit revisionssicherem Signaturprozess.

Technische Details

Die Erweiterung nutzt die DocuSign-Integration für Microsoft Dynamics 365 und bindet diese in die Hubdrive HR-Lösung mit der Digital Personnel File & Documents Erweiterung ein. Über die DocuSign-API und die Dynamics-Integration werden Dokumente aus Hubdrive HR an DocuSign übergeben, Signatur-Workflows gestartet und nach Abschluss die unterschriebenen Dokumente sowie Statusinformationen automatisch in der digitalen Personalakte in Dynamics 365 zurückgeschrieben.

Auszug Referenzliste

 IKEA, T-Mobile, Avis Budget Group, Canva, Airbnb, Shell, Accenture, bbw und noch viel mehr

Das sagen Kunden

"Docusign war ein einfacher und lohnender Schritt in unserer Digitalisierungsstrategie. Unsere Kunden und Mitarbeiter profitieren gleichermaßen von der Effizienz und Flexibilität, die diese Lösung bietet."

Johannes von Petersdorff-Campen,
Geschäftsführer, Klinke Immobilien GmbH