Konfigurationen zur Datenspeicherung nach Kündigung (DSGVO)

Auf den Punkt

Datenschutzgesetze in verschiedenen Regionen verlangen, dass bestimmte mitarbeiterspezifische Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden, bevor sie automatisch gelöscht werden. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie innerhalb Ihrer HR-Lösung Regeln einrichten, um diese Anforderungen automatisch zu erfüllen.

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Click Through

  • Starten Sie in HR HUB
  • Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen
  • Unter Administration wählen Sie Konfigurationen zur Datenspeicherung
  • Klicken Sie + Neu erstellen
  • Wählen Sie eine Region aus
  • Wählen Sie eine Zielentität (Datentabelle) aus
    • Eine Datenspeicherungskonfiguration kann jeweils nur Felddaten aus einer Entität auf einmal löschen, daher kann nur eine Entität ausgewählt werden.
    • Um den logischen Namen einer Entität zu finden, öffnen Sie eine Ansicht oder einen Datensatz (z. B. einen Mitarbeiterdatensatz). Den Namen finden Sie in der URL-Leiste zwischen dem Ausdruck „etn=“ (z. B. etn=xrm1_employee) und dem nächsten „&“-Zeichen. (Screenshot)
  • Wählen Sie die logischen Namen der Felder, die gelöscht werden sollen
  • Geben Sie einen Speicherungszeitraum in Monaten an
    • Der Speicherungszeitraum beginnt mit dem Wirksamkeitsdatum einer Kündigung
  • Wählen Sie Selbst verwaltet bei "Datensatz verwaltet von" aus
  • Speichern & Schließen

Hinweis

  • Die in der Datenspeicherungskonfiguration angegebene Region verprüft sich mit dem in der Mitarbeiterakte angegebenen primären Arbeitsort
  • Die Anwendung von Datenspeicherungskonfigurationen auf mitarbeiterbezogene Daten wird in der Digitalen Personalakte ausgelöst durch
    • das Umschalten von "Kündigung vorbereiten" auf Ja
    • Und gleichzeitig die Eingabe eines Wirksamkeitsdatums
    • Speichern
  • Datenspeicherungskonfigurationen werden nicht automatisch auf Beschäftigungsverhältnisse angewendet, die zum Zeitpunkt der Konfiguration bereits beendet sind.
    • Sie können manuell ausgelöst werden, indem „Kündigung vorbereiten“ auf „Nein“ gesetzt, gespeichert und anschließend wieder auf „Ja“ gesetzt wird.
  • Individuelle, mitarbeiterspezifische Datenspeicherungskonfigurationen können direkt aus der Digitalen Personalakte heraus erstellt werden. Klicken Sie dazu
    • im Reiter Personalverwaltungsdaten im Subgrid Mitarbeiterdatenspeicherung
    • oder im Reiter Mitarbeiterdatenspeicherungen
    • auf + Mitarbeiterdatenspeicherung hinzufügen

Ergebnis

Alle erstellten Konfigurationen sind in der Ansicht sichtbar.

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