Darum HR-Software Evaluierung anhand eines erprobten Best Practise Ansatz

Herausforderung Evaluierung

• HR-Abteilungen stehen heute unter enormem Druck. Sie sollen Fachkräfte gewinnen, Wandel gestalten, Prozesse digitalisieren, KI nutzbar machen und eigentlich sollte doch der Stresslevel schon seit Jahren gesunken sein.
• Gleichzeitig arbeiten viele Teams noch mit klassischen, HR-Systemen, Excel-Listen und Insellösungen, die genau das ausbremsen.
• Das möchten Sie jetzt ändern und suchen eine HR‑Software, die Ihre tägliche Arbeit spürbar erleichtert, Sie durch hohe Automatisierung im Alltag entlastet, die Zusammenarbeit mit Führungskräften und Mitarbeitenden verbessert und sich in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einbettet. 
• Das Angebot ist riesig, es wird viel versprochen. Die Herausforderung, die für Sie beste HR-Lösung zu finden, ist enorm. Wo genau aber liegen die Unterschiede – und welche HR-Software ist wirklich die beste für Ihr Unternehmen?

Zur Evaluierung in 10 Schritten

Führen Sie Ihr HR-Software Evaluierung anhand eines erprobten Best Practise Ansatz durch!

• Die Erfahrung zeigt, dass Teams mit einer erprobten Struktur schneller und besser entscheiden.
• Ein erprobter Best‑Practice‑Ansatz mit klaren Schritten und Checklisten gibt Ihren Teams aus HR, IT und Management eine klare Orientierung – selbst wenn Sie bisher nur weniger Erfahrung in Software Evaluierungen sammeln konnten.
• Statt mühsam auf der grünen Wiese zu starten, greifen Sie auf Schritt‑für‑Schritt‑Anleitungen, praxiserprobte Vorlagen und Checklisten mit den richtigen Fragen, sinnvollen Reihenfolgen und ausreichender Vollständigkeit zurück.
• Gemeinsame Templates sorgen dafür, dass alle Beteiligten (Stakeholder) dieselbe Sprache sprechen, Verbesserungswünsche vollständig dokumentiert sind und Sie die getroffene Entscheidung im Nachgang immer wieder begründen können.
• Emotion und Bauchgefühl lassen sich so mit objektiven Kriterien verbinden, sodass Entscheidungen entstehen, die echte Verbesserungen bringen, vom Team mitgetragen werden und die Unternehmensstrategie stützen – gleichzeitig gewinnen Sie die Souveränität, im Anbietergespräch die richtigen Fragen zu stellen und Versprechen kritisch zu hinterfragen.
• Aus der einmaligen Mammutaufgabe „HR‑Software auswählen“ wird dadurch ein klar geführter Prozess mit gut machbaren Einzelschritten, der Sie systematisch zu Ihrer passenden, zukunftsfähigen HR‑Lösung führt.

Zur Evaluierung in 10 Schritten

Lösungsansatz erprobtes Vorgehen

Wir empfehlen, bei Ihrer HR-Software Evaluierung einem klar strukturierten Best‑Practice-Ansatz zu folgen, der sich in vielen Projekten bewährt hat. Auf den Punkt: 

• Stellen Sie dafür ein interdisziplinäres Team aus HR, IT, Management und – je nach Unternehmensgröße – Betriebsrat und Einkauf zusammen. 
• Definieren Sie anschließend Ihre wichtigsten Verbesserungsziele und fokussieren Sie sich auf spürbare Ergebnisse statt auf Funktionslisten. 
• Berücksichtigen Sie unbedingt Ihre bestehende IT‑Business‑Plattform, da eine Lösung innerhalb dieser Plattform deutlich schneller eingeführt werden kann, mehr automatisiert und die Gesamtkosten senkt. 
• Identifizieren und testen Sie dann gezielt wenige passende HR‑Anbieter live anhand Ihrer Ziele und treffen Sie die Entscheidung gemeinsam, um eine Lösung zu wählen, die fachlich überzeugt, sich sauber integriert und Ihren Alltag messbar entlastet.

Zeigen Sie Ihrer Führung, dass HR mit einem professionellen Best‑Practice‑Vorgehen seine strategische Rolle erkannt hat und noch aktiver an Zukunftsfähigkeit des Unternehmens mitwirken wird.

Zur Evaluierung in 10 Schritten

Warum macht Hubdrive das hier?

• Die Wahl der passenden HR-Software gehört zu den wichtigsten strategischen Entscheidungen Ihrer HR-Abteilung – sie stellt die Weichen für die nächsten 5 bis 10 Jahre.
• Wir möchten Sie mit dem Best-Practice befähigen am Ende Ihrer Evaluierung selbst festzustellen mit welcher HR-Lösung Sie am Besten Ihre Verbesserungsziele erreichen.
• Hubdrive hat eine klare Positionierung. Wenn am Ende Hubdrive HR die am besten passende Lösung für Sie und Ihr Team ist dann freuen wir uns weil sie dann mit hoher Wahrscheinlichkeit in Zukunft ein sehr zufriedener Kunde sein werden. Das ist unser Ziel. Dann möchten wir Sie als unseren nächsten Kunden gewinnen.
• Und wenn es nicht Hubdrive ist, haben wir Ihnen trotzdem geholfen. Vielleicht treffen wir uns in der Zukunft wieder.

Ausblick Success Manager

• Die Anforderungen an HR-Abteilungen werden in den nächsten Jahren eher zunehmen als abnehmen: Die Welt dreht sich immer schneller, Unternehmensstrategien ändern sich, neue HR-Herausforderungen entstehen, KI hält Einzug, die interne IT entwickelt sich weiter und gesetzliche Vorgaben wandeln sich.
• Sie möchten all dem kontinuierlich begegnen und gleichzeitig das Potenzial Ihrer HR-Lösung weit über die bei der initialen Implementierung erzielten Verbesserungen hinaus nutzen – mit laufenden Gewinnen bei Effizienz, Automatisierung, Komfort für Mitarbeitende und Transparenz für das Management.
• Einige Anbieter stellen dafür einen Success Manager zur Verfügung: einen vertrauten Experten, der auch nach dem Go-Live an Ihrer Seite bleibt, keinen vertrieblichen Hintergrund hat, gemeinsam mit Ihnen laufend neue Potenziale und Erweiterungen identifiziert und so den Nutzen Ihrer HR-Software stetig steigert. Idealerweise bleibt der Customer Success Manager langfristig Ihr direkte Ansprechpartner und Koordinator für den HR‑ und den IT‑Leiter.
• Ein dedizierter Success Manager ist deshalb kein nettes Extra, sondern ein strategischer Vorteil. Fragen Sie daher jeden Anbieter konkret: Wer begleitet uns kontinuierlich bei und nach der Implementierung – und ist das im Preis inbegriffen?
• Idealerweise kommt der Customer Success Manager direkt vom Hersteller. Ein kontinuierlicher direkter Draht zum Hersteller ist wertvoll.
  
  Beispiel eines erprobten Customer Success Manager Ansatzes

Feedback und nächste Implementierungsphase

• Einige Wochen nach Abschluss der ersten Implementierungsphase empfehlen wir gezielt Feedback einzuholen. Die Best‑Practice‑Einführung verläuft bewusst zügig und nicht jeder Detailwunsch wird sofort umgesetzt.
• Nach einigen Wochen Praxiserfahrung können Mitarbeitende sehr genau einschätzen, welche Anpassungen oder Erweiterungen tatsächlich fehlen – diese sollten dann strukturiert gesammelt und zügig umgesetzt werden.
• Ergänzend lohnt es sich, die Erfahrungen mit der ersten Best‑Practice‑Phase zu reflektieren, um wertvolle Hinweise für die Optimierung der nächsten Ausbaustufe zu gewinnen.
• Darüber hinaus lassen sich jetzt Prioritäten für weitere Prozessdigitalisierungen klarer festlegen.

Gewünschte Verbesserungen nach Best Practise schnell implementieren

• Wir empfehlen Kunden, ihre HR-Lösung nach Best Practice zu implementieren, weil sie so deutlich schneller in die Nutzung kommen und der Mehrwert der Software früh im Alltag sichtbar wird. 
• Aufwändige IST-Analysen sind im HR-Umfeld in der Regel nicht erforderlich – in Kombination mit einer Strategie, die eng an Ihrer bestehenden IT-Business-Plattform ausgerichtet ist, sinken Projektaufwand, Komplexität und Risiko gegenüber individuellen Einführungen deutlich. 
• Ihre HR-Lösung sollte auf Ihrer bestehenden Business-Plattform aufsetzen, denn dann sind für die IT meist nur kleinere Erweiterungen der vorhandenen Infrastruktur nötig und Installation, Konfiguration und Rollout zusätzlicher Inselsysteme entfallen. 
• Über die initial wirklich notwendigen Anpassungen hinausgehende Änderungen können Sie bewusst in eine spätere Phase verschieben – dann sind Anforderungen nach erster Nutzung viel konkreter, meist günstiger umzusetzen und führen erfahrungsgemäß zu deutlich weniger nachträglichen Change Requests. 
• Gleichzeitig reduziert ein Best-Practice-Ansatz die Abhängigkeit von Einzelexperten, weil Partner und interne Teams einer klar dokumentierten, erprobten Blaupause folgen.
• So wird die Lösung bis zu 62% schneller implementiert, der ROI wird bis zu 62% schneller erreicht und die TCO um bis zu 74% gesenkt.

Unterstützung bei der Evaluierung

• Wir haben diesen Evaluierungsleitfaden bewusst so konzipiert, dass Sie ihn eigenständig anwenden können – unabhängig von uns. Aber natürlich unterstützen wir Sie gerne bei Ihrer Evaluierung mit unserer Erfahrung.
• Kommen Sie nach Schritt 5 (Auswahl potentieller HR-Lösungen) zu dem Schluss, dass Hubdrive HR eine potenziell passende Lösung ist, freuen wir uns, wenn Sie uns in die finale Auswahl einbeziehen. Gerne präsentieren wir Ihnen Hubdrive HR dann live.