Mapping der Abwesenheitsarten für Teams Shifts

Auf den Punkt

Nachdem die technische Einrichtung von Teams Shifts abgeschlossen ist, muss der HR Manager eine weitere Konfiguration in Hubdrive vornehmen. Diese Konfiguration wird als Mapping der Abwesenheitsarten bezeichnet. Durch die Zuordnung wird eine Beziehung zwischen den entsprechenden Elementen in zwei verschiedenen Systemen oder Datenquellen hergestellt, in diesem Fall zwischen Teams und Hubdrive. Die Zuordnung stellt sicher, dass die Informationen genau übereinstimmen, so dass, wenn ein Mitarbeiter einen Datensatz in Teams erstellt, der gleiche Eintrag auch in Hubdrive vorhanden ist.

Diese Seite zeigt Ihnen, wie der HR-Manager diese Konfiguration vornehmen kann.

Ablauf

HR-Manager

Konfigurieren der Abwesenheitsart

Mitarbeiter

Verwenden Sie Teams Shift, um ihre Abwesenheit zu planen

HR Manager

Kontrolle der Abwesenheiten von Mitarbeitern in Hubdrive

Voraussetzungen für den nächsten Schritt

Hubdrive Teams Shifts Integration wurde aus dem Kundenportal heruntergeladen und installiert
Die ersten vier Schritte zur Einrichtung von Teams Shifts sind bereits abgeschlossen
HR Manager hat eine gültige Lizenz zugewiesen
Um die Abwesenheitsarten abzurufen, muss der Flow "Teams Shifts - Retrieve all Time off Reasons" einmal ausgeführt werden. Gehen Sie dazu zu PowerApps, öffnen Sie den Flow, klicken Sie auf Bearbeiten und dann auf Weiter. Die Verbindungsreferenzen werden erstellt. Klicken Sie in der Ablaufkonfiguration auf Speichern.

Click Through

Starten Sie in HR HUB
Wechseln Sie in der linken unteren Ecke von Übersicht zu Einstellungen
Klicken Sie auf Abwesenheitsart Einstellungen
Wählen Sie die gewünschte Abwesenheitsart
Gehen Sie zu Flows im oberen Menüband
Starten Sie den Flow Teams Shifts - Retrieve all Time off Reasons
Öffnen Sie die gewünschte Abwesenheitsarteinstellung
Gehen Sie zur Registerkarte Abwesenheitsgründe
Klicken Sie auf hinzufügen: Teams Shifts Abwesenheitsgrund
Fügen Sie einen Teams Shifts Abwesenheitsgrund mit der gleichen Abwesenheitsart hinzu
Speichern und schließen

Hinweis

Wählen Sie eine Abwesenheitsart und klicken Sie auf den Flow, um alle Abwesenheitsgründe abzurufen. Dies löst den Flow aus, der dann alle Abwesenheitsgründe für alle Abwesenheitsarten ins System bringt. Um Duplikate zu vermeiden, müssen Sie diesen Schritt nur ein einziges Mal durchführen.
Wenn die Organisation mehrere Teams hat, dann hat in Microsoft Shifts jedes Team seine eigenen Abwesenheitsgründe, so dass der HR-Manager in den Einstellungen für jede Abwesenheitsart ähnliche/gleichwertige Abwesenheitsgründe für alle Teams hinzufügen muss.

Zum Beispiel:

2 Abwesenheitsgründe
Urlaub - Team A
Urlaub - Team B

Sobald die Konfiguration abgeschlossen ist, kann der Manager ein privates Team erstellen und Teilnehmer zum Kalender hinzufügen.
Nun können die Teilnehmer bei Bedarf ihre Zeitpläne ändern, Urlaubstage anlegen, Krankheitstage beantragen usw.

Mögliche Anpassungen:

Der Flow zum Abrufen aller Schichten kann so angepasst werden, dass er mehrmals am Tag ausgelöst wird.
Der Flow zum Abrufen aller Schichten kann so angepasst werden, dass er bei der Erstellung einer Teamschicht in einem Team ausgelöst wird. (Daher muss er für jedes Team kopiert werden, für das er direkt ausgelöst werden soll)

Für Details sehen Sie sich folgendes Bild an.

Abgedeckte Anwendungsfälle:

1. Wenn eine Arbeitsschicht in Teams Shifts erstellt wird, wird sie mit dem nächsten Flow Trigger an Hubdrive synchronisiert. Sie wird mit einer täglichen Übersicht verbunden. Die Berechnung für diese tägliche Übersicht startet und berechnet die zugewiesenen Stunden/Minuten aller verbundenen Teams Shift Schichten.
2. Wenn eine Arbeitsschicht in Teams Shifts aktualisiert wird, wird sie mit dem nächsten Flow-Auslöser an Hubdrive synchronisiert. Die Berechnung für die verbundene tägliche Übersicht beginnt und berechnet die zugewiesenen Stunden/Minuten aller verbundenen Teams Shift-Schichten.
3. Unbezahlte Pausen innerhalb einer Teams Shifts Schicht werden nicht von den zugewiesenen Stunden abgezogen, wenn sie an Hubdrive übertragen werden.

Beispiele für abgedeckte Fälle

Wenn ein Abwesenheitsantrag für eine Ad-hoc-Abwesenheitsart (z. B. Krankheit) erstellt wird, wird in allen Teams, zu denen dieser Benutzer gehört und für die ein Abwesenheitsgrund in der Abwesenheitsart-Einstellung zugewiesen wurde, eine Abwesenheit erstellt
Wenn ein Abwesenheitsantrag für eine geplante Abwesenheitsart (z. B. Urlaub) auf genehmigt gesetzt wird, wird eine Abwesenheit in allen Teams erstellt, denen dieser Benutzer angehört und für die ein Abwesenheitsgrund in der Einstellung Abwesenheitsart zugeordnet wurde
Wenn ein Abwesenheitsantrag in Hubdrive storniert oder gelöscht wird, wird er auch aus den Teams Shifts gelöscht
Wenn ein Abwesenheitsantrag in Hubdrive geändert wird, wird er auch in Teams Shifts geändert
Wenn ein Abwesenheitsantrag in Hubdrive geteilt wird, wird er in Teams Shifts entsprechend überarbeitet
Wenn ein halbtägiger Abwesenheitsantrag in Hubdrive erstellt wird, wird immer eine Auszeit für den ganzen Tag in Microsoft Teams erstellt und eine E-Mail an den Manager des Mitarbeiters gesendet, um ihn zu informieren, dass die Auszeit manuell in Teams Shifts angepasst werden muss