Teamassistenz (m/w/d)

Wir stellen uns kurz vor

Wir bei Hubdrive entwickeln die weltweit führende Microsoft Personalsoftware. Tag für Tag nutzen Menschen in 36 Ländern unsere Software HR for Dynamics – in Europa, Nordamerika und überall sonst auf der Welt. Genauso international ist auch unser Team.

Wir sind eine Mischung aus Silicon Valley und deutschem Mittelstand – technologisch ganz vorne dran und in puncto Struktur ziemlich ausgefeilt. Jedes Jahr wachsen wir über 40 Prozent. Daher brauchen wir dich.

Mehr über unsere Software HR for Dynamics erfahren

Deine Rolle als Teamassistenz

Mit unserer Software sparen Firmen in ihrer HR-Verwaltung jedes Jahr hunderte Stunden an Aufwand und für die Mitarbeiter gibt es mehr Komfort und Sicherheit bei der täglichen Arbeit. Dein Part dabei:

Du sorgst dafür, dass im Büro alles rund läuft. Die Verwaltung von Partnern und Kunden ist dein Ding. Wenn du Lust auf Wertschätzung und ein strukturiertes Umfeld hast, dann passt dieser Job zu dir.

Wir brauchen dich mindestens 25 Stunden die Woche hier bei uns im Büro. Du hast mehr Zeit? Super, wir nehmen dich auch Vollzeit.

So läuft es bei uns ab

• Am Anfang des Quartals pflegst du die Ziele für unsere Partner und für unser Vertriebsteam. Dabei achtest du auf Ordnung und Prozesse.
• Wenn wir neue Partner gewinnen, dann legst du diese in unseren internen Systemen an. Anschließend bearbeitest du die Bestellungen dieser Partner.
• Wenn die regelmäßigen Updates unserer Software kommen, dann gibt es intern und extern eine Menge zu organisieren.
• Wenn es gerade passt, dann pflegst du unsere internen Systeme und die externen Partnerportale. Das ist nicht so dringend aber wichtig.
• Manchmal braucht es da Geduld wenn Informationen fehlen – aber das kennst du ja.
• Du fühlst du dich verantwortlich für die Abläufe im Büro. Alle verlassen sich auf deine Kollegen und dich, dass Ihr den Laden am Laufen haltet.
• Die Details erklären wir dir natürlich am Anfang ganz genau. Da musst du dich zu Beginn einmal genau reinfuchst. Dann läuft das. Ins kalte Wasser schmeißen mögen wir nicht.
• Einmal in der Woche setzt du dich mit deinem Chef zusammen und ihr besprecht die aktuellen Themen. Du wirst also nicht allein gelassen.
• Ihn unterstützt du auch bei der Quartals- und Wochenplanung.
• Es gibt immer etwas zu verbessern. Du hilfst deinem Chef Verbesserungen ohne Stress für alle in die Arbeitsabläufe einzubauen.
• Damit ist die Sache dann rund.

Du hast Erfahrung in der Verwaltung

• Du hast Erfahrung im Innendienst, der kaufmännischen Verwaltung oder Sachbearbeitung. Das ist uns wichtig. Da können wir keine Kompromisse machen.
• Dein Abschluss ist uns nicht so wichtig. Für uns zählen Erfahrung, strukturiertes und selbständiges Arbeiten.
• Du bist routiniert in der schriftlichen Kommunikation mit externen Geschäftspartnern auf einem professionellen Niveau.
• Du verfügst über organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Manchmal geht es bei uns dynamisch zu. Gleichzeitig wünschen wir uns dich als Ruhepol.
• Microsoft Outlook, Word und Excel hast du drauf.
• Dein Deutsch und dein Englisch müssen gut sein. Du kümmerst dich um Partner aus der ganzen Welt.

Darauf kannst du dich freuen

• Du bekommst ein strukturiertes, auf dich abgestimmtes Onboarding.
• Hubdrive ist strukturiert mit klaren Verantwortungen. Du kannst dich auf deine Bereiche konzentrieren.
• Wir bieten dir ein hohes Maß an Selbständigkeit. Die Arbeit darfst du dir flexibel selbst einteilen.
• Dein Arbeitsplatz ist in einem alten Loft mit Silicon Valley Startup Atmosphäre.
• Hubdrive hat eine überschaubare Unternehmensgröße. Da bedeutet flache Hierarchien und kurze Wege, wenn du Entscheidungen in deiner täglichen Arbeit brauchst.
• Von Anfang an planen wir mit dir deine konkrete Weiterentwickelung - schriftlich und nachhaltig.
• Die Stimmung im Team ist super und das Beste: Immer bringt jemand Kuchen mit.

Was an der Stelle nervig sein kann

Deine Kollegen in der Verwaltung sehen das so:

• Mühelos jonglieren zwischen den Abteilungen ist nicht immer leicht.
• Bei Struktur und Routine sind noch nicht da wo wir hin wollen.
• Bei Hubdrive vergeht die Zeit anders: schneller und dynamischer. Du lernst ständig dazu und bist eng in Entscheidungsprozesse eingebunden.
• Kunde, Partner, Microsoft und wir ziehen nicht immer am gleichen Strang. Da braucht es manchmal Moderation.

Die eigentliche Herausforderung besteht also darin, dass du so viele Hüte gleichzeitig trägst, dass selbst ein Zirkusdirektor neidisch werden könnte – aber hey, langweilig wird’s garantiert nie!

Du kannst deine zukünftigen Kollegen
jetzt schon kennenlernen

Wir suchen Menschen mit Hands-On Mentalität und Leidenschaft für das, was sie tun.

Menschen, für die ein Job nicht nur ein Job ist, sondern die etwas bewegen wollen.

So wie diese hier.

Bewirb dich jetzt

Mein Name ist Lisa und ich würde mich freuen, von dir zu hören.