SharePoint Spezialist (m/w/d)

Wir stellen uns kurz vor

Wir bei Hubdrive entwickeln die weltweit führende Microsoft-Personalsoftware. Tag für Tag nutzen Menschen in 36 Ländern unsere Software HR for Dynamics – in Europa, Nordamerika und überall sonst auf der Welt. Genauso international ist auch unser Team.

Wir sind eine Mischung aus Silicon Valley und deutschem Mittelstand – technologisch ganz vorne dran und in puncto Struktur ziemlich ausgefeilt. Jedes Jahr wachsen wir über 40 Prozent. Daher brauchen wir dich.

Mehr über unsere Software HR for Dynamics erfahren

Deine Rolle als SharePoint Spezialist

Unsere Software wird in Unternehmen auf der ganzen Welt eingesetzt. Microsoft hat uns drei Jahre in Folge zum weltweit besten ISV gewählt. Darauf sind wir stolz. Trotzdem soll unsere HR-Lösung noch viel besser werden. Dein Part dabei:

Du baust die Digitale Personalakte in HR for Dynamics auf Basis von SharePoint von Grund auf neu – vom Dokumentenmanagement über die DSGVO-konforme Archivierung bis zur Versionierung. Ein Modul, das Personalabteilungen weltweit out-of-the-box nutzen.

Wir arbeiten direkt mit dem Microsoft-Headquarter in Redmond. Du bekommst exklusive Einblicke in die neuesten Entwicklungen rund um SharePoint, Microsoft Purview und die Microsoft Power Platform.

Details zum Job – so läuft es bei uns ab

Zunächst analysierst du gemeinsam mit dem Produktmanagement und unseren HR Best Practice Consultants, welche Dokumentenprozesse HR-Verantwortliche wirklich brauchen – vom Arbeitsvertrag über Zeugnisse bis zu Bewerbungsunterlagen.
Dann konzipierst du die Struktur der Digitalen Personalakte: fertige Inhaltstypen wie „Arbeitsvertrag" oder „Zeugnis" mit Pflicht-Metadaten, die gezielte Suche und Automatisierung ermöglichen.
Du richtest die native Dynamics-SharePoint-Integration so ein, dass für jeden Mitarbeiterdatensatz automatisch ein Dokumentenspeicherort entsteht – HR-Mitarbeiter arbeiten direkt aus der HR-Oberfläche, ohne SharePoint bewusst zu nutzen.
Mit Microsoft Purview Retention-Vorlagen und ereignisbasierter Aufbewahrung setzt du gesetzliche Fristen um: Der Austritt in HR for Dynamics startet die Aufbewahrungsuhr, nach Ablauf werden Dokumente fristgerecht und nachweisbar gelöscht. Besonders sensible Dokumente wie Gehaltsunterlagen schützt du über Sensitivity Labels.
Du baust Workflows mit Power Automate – Dokumentenfreigaben mit Genehmigungsschleife, automatische Ablage generierter Verträge, Erinnerungen bei auslaufenden Zertifikaten – und denkst Versionierung mit Haupt- und Nebenversionen von Anfang an mit.
Du entwickelst ein sauberes Berechtigungskonzept, das Dynamics-Sicherheitsrollen und SharePoint-Berechtigungen zusammenbringt, und testest das Modul immer wieder mit echten Anwendungsszenarien und Feedback von Customer Success und Consulting.
Mit dem ersten Release ist deine Arbeit nicht getan: Du ergänzt kontinuierlich weitere Funktionen wie das Self-Service-Portal, gehst direkt in den Austausch mit unseren Kunden und abstrahierst individuelle Wünsche zu allgemeingültigen Lösungen, von denen alle Kunden weltweit profitieren.
KI ist dabei dein täglicher Begleiter – in beide Richtungen: Du nutzt KI-Tools, um schneller und besser zu arbeiten, und bringst KI in unser Modul – etwa wenn Copilot mit SharePoint als Grounding-Quelle Mitarbeiterfragen wie „Wie viele Urlaubstage stehen mir zu?" direkt aus den Richtlinien beantwortet.
Damit ist die Sache dann rund.

Du hast Erfahrung als SharePoint Spezialist

Die Personalakte ist dein Baby.

Du hast mehrere Jahre Berufserfahrung mit SharePoint Online und Microsoft 365 – wir suchen keine Anfänger, sondern jemanden, der Dokumentenmanagement-Projekte schon eigenverantwortlich umgesetzt hat.
Inhaltstypen, Metadaten, Berechtigungskonzepte und Versionierung beherrschst du sicher, und du weißt aus Erfahrung, wie man Dokumentenstrukturen so aufbaut, dass sie auch bei tausenden Personalakten übersichtlich und performant bleiben.
Du kennst Microsoft Purview (Retention Labels, Records Management, Sensitivity Labels) – oder mindestens hast du bereits Compliance-Anforderungen wie Aufbewahrungsfristen und automatisierte Löschkonzepte umgesetzt.
Idealerweise kennst du Microsoft Dynamics 365 und die native SharePoint-Integration – mindestens aber hast du Erfahrung mit Power Automate und der Anbindung von SharePoint an andere Systeme.
Aufbewahrungsfristen wie die steuerrechtlichen 6 bis 10 Jahre für Lohnunterlagen oder die AGG-Frist für Bewerbungsunterlagen sind für dich keine Fremdwörter – oder du arbeitest dich schnell und mit echtem Interesse in die Fachdomäne ein.
Du kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch, denn dein Modul wird weltweit eingesetzt.

Darauf kannst du dich freuen

Early access zu den neuesten SharePoint-, Purview- und KI-Technologien von Microsoft: Erforsche neue Features auf exklusiven Preview-Instanzen, bevor der Markt sie kennt.
Deine Arbeit landet nicht in der Schublade: Die Digitale Personalakte wird von Personalabteilungen in 36 Ländern täglich genutzt – mehr sichtbaren Impact gibt es für einen SharePoint-Spezialisten kaum.
Du gestaltest das Dokumentenmanagement einer kompletten Produktsuite von Grund auf neu – kein Flickwerk an fremden Altlasten, sondern deine Handschrift auf einem echten Differenzierungsmerkmal.
Wir sind karriere- und erfolgshungrig: Von Anfang an planen wir mit dir deine konkrete Weiterentwicklung – schriftlich und nachhaltig. Du willst mehr Verantwortung? Dann frag!
Unsere Mitarbeiter sind unser größter Stolz. Wir stehen dir vom ersten Tag an zur Seite – und "Teammitglied" ist mehr als nur eine Formalität.
Keine Reisetätigkeiten zu Kunden: Genieße die Schönheiten Frankens und verbringe deinen Feierabend am Main oder zu Hause.
Silicon-Valley-Atmosphäre in unserem Headquarter – einem alten Loft in Würzburg.
Ein attraktives Gehaltspaket mit finanzieller Beteiligung am Unternehmenserfolg, die jedes Quartal ausbezahlt wird.

11 weitere, spannende Gründe

Was an der Stelle nervig sein kann

Bei uns sind Ehrlichkeit & Transparenz wichtige Werte. Deshalb sagen wir dir auch vorab, wo die Herausforderungen liegen:

Compliance ist kein Wunschkonzert: Aufbewahrungsfristen, DSGVO und Records Management verlangen absolute Sorgfalt. Ein Fehler im Löschkonzept fällt nicht morgen auf – sondern bei der Betriebsprüfung in fünf Jahren.
Dein Modul muss bei jedem Kunden funktionieren – vom 50-Mitarbeiter-Betrieb bis zum internationalen Konzern, in jedem Land mit eigenen Aufbewahrungsfristen und Datenschutzanforderungen. Ein kleiner Denkfehler im Berechtigungskonzept wird schnell zum weltweiten Abenteuer.
Die Berechtigungssynchronisation zwischen Dynamics-Sicherheitsrollen und SharePoint ist nicht automatisch granular. Du wirst dich immer wieder in knifflige Konstellationen eindenken müssen – Copy-Paste funktioniert hier nicht.
Der Spagat zwischen Konzeption, Umsetzung, Abstimmung mit Produktmanagement und Dokumentation ist herausfordernd.
Und ab und zu sind Abstimmungen mit dem Microsoft Headquarter in Redmond fällig – die finden in deiner Zeitzone gerne mal um 21 Uhr statt.

Aber hey, das alles ist doch die perfekte Gelegenheit, deine Superkräfte im Jonglieren von Dokumenten, Fristen und Berechtigungen zu meistern – langweilig wird's jedenfalls nie!